Module 3 : Veille

Table ronde sur la veille – Guide de l’animateur

OBJECTIF : ÉCHANGER SUR LES SIGNAUX FAIBLES ET TIRER
PARTI DE CES SIGNAUX GRÂCE À LA DISCUSSION.

Voici un exercice simple dans le cadre duquel les participants à tour de rôle présentent un signal faible qu’ils ont relevé et reçoivent en retour les commentaires du groupe. L’objectif de la discussion est de renforcer chaque signal faible en ajoutant de l’information relativement au changement constaté (p. ex., des signaux faibles connexes) et de déterminer des conséquences additionnelles, y compris celles soulevées par l’interaction avec ces signaux faibles, ou à partir de l’expertise des autres participants. Selon le nombre de participants (ou le nombre de signaux faibles par participant), une séance peut durer entre 60 et 120 minutes (p. ex., prévoir environ 3 minutes pour l’exposé et 7 minutes de discussion par signal faible). Le présent exercice peut être réalisé de manière indépendante, mais s’avère particulièrement avantageux s’il est répété régulièrement (p. ex., hebdomadairement,
mensuellement ou trimestriellement) et comporte une série de séances. Cet exercice permettra de renforcer la capacité de veille, de bâtir une riche compréhension commune de l’avenir et fournira le fondement d’autres travaux de prospective.

Personnes :

Un facilitateur
Entre 15 et 25 participants
Un preneur de notes (facultatif)

Matériel :

Projecteur/ordinateur (facultatif)

Salle de réunion :

Une salle de réunion assez grande pour accueillir le nombre de participants.

DURÉE	ACTIVITÉ
5 MIN	1. Introduction générale sur la réunion (au besoin)2. Critères pour distinguer un bon signal faible (au besoin)
entre 45 et 105 MIN	3. Table ronde sur les signaux faibles (3 minutes de présentation, 7 minutes de discussion pour chaque signal faible)
10 MIN	4. Réflexion sur l’exercice et évaluation

DURÉE GLOBALE ESTIMÉE : entre 60 et 120 minutes

AVANT LA RÉUNION

Venez voir comment cela fonctionne!

Si vous souhaitez organiser une table ronde sur la veille, nous vous suggérons de participer d’abord à l’une des séances des tables rondes sur la veille qui se tiennent à Horizons de politiques Canada pour voir comment cela fonctionne. Pour en savoir plus sur les dates et les lieux, communiquez avec Horizons. Nous favorisons également la participation par téléphone, Skype ou tout autre outil de téléprésence d’Horizons (robot).

Fournissez de la formation (au besoin)

Dans le cas où les participants sont des profanes en matière de veille et de prospective, il serait souhaitable d’organiser une séance initiale d’introduction à la formation sur la veille et la détermination de signaux faibles. Ou bien, vous pourriez à tout le moins réviser l’information concernant les signaux faibles (comme celle fournie dans l’ordre du jour plus loin) au début de la séance.

Transmettez une invitation avec des directives et des exemples

L’invitation à la séance que vous lancez doit exiger de chaque participant qu’il prépare une présentation sur un signal faible à l’avance. Vous pouvez fournir une description détaillée des signaux faibles (comme celle fournie dans l’ordre du jour plus loin) ou décrire les signaux faibles de manière générale (p. ex., « une idée qui vous a étonné ou qui a ébranlé vos hypothèses concernant l’avenir »).
On peut trouver des exemples de signaux faibles sur le site web d’Horizons: www.horizons.gc.ca
La description suggérée d’un signal faible comporte 150 mots répartis sous deux titres :
- De quoi s’agit-il? Quel est le changement étonnant et potentiellement perturbateur qui a été observé? Fournir les hyperliens vers la source d’information de ce changement (p. ex., article de presse, etc.)
- Et alors? Dans l’éventualité où le changement en question évolue et prend de l’ampleur, quelles pourraient en être les conséquences importantes et perturbatrices?
Idéalement, les signaux faibles devraient être communiqués à l’avance au facilitateur (par courriel) ou à tout le groupe (par la publication sur un disque partagé ou par wiki).

Préparez la salle

Chaque participant devra avoir un siège, une surface pour écrire et idéalement avoir un contact visuel avec tous les autres (c.-à-d. pas de deuxième rang d’observateurs).
Projecteur/ordinateur facultatifs pour la prise de notes en temps réel : Idéalement, on demande aux participants de décrire par écrit leurs signaux faibles (dont les hyperliens vers les sources) à l’avance et de les transmettre au facilitateur de la réunion ou de les publier sur un disque partagé ou par wiki, etc. Dans ce cas, chaque signal faible pourra être projeté sur l’écran et mis en forme durant la discussion (p. ex., par un preneur de notes désigné) à partir des commentaires des autres participants. Les signaux faibles ainsi édités peuvent alors être transmis aux participants et à d’autres personnes sous forme de bulletin d’information à la suite de la réunion.

APRÈS LA RÉUNION

(Facultatif) Distribuez les signaux faibles collectés aux participants ou à un ensemble plus vaste de destinataires. Cette phase peut nécessiter quelques ajouts de mise en forme, dont une correction ou des précisions de l’auteur.
(Facultatif) Tenez à jour une base de données des signaux faibles pour les participants ou pour un plus vaste ensemble d’utilisateurs.
(Facultatif) Ciblez un signal faible clé qui devrait être exploré en profondeur et désignez quelqu’un pour en développer les aspects dans un aperçu d’une page. L’aperçu décrit généralement un changement perturbateur plausible et les conséquences importantes entraînées, avec à l’appui quelques exemples du changement (c.-à-d. quelques signaux faibles). Utiliser cet aperçu comme fondement à l’amorce d’un dialogue stratégique sur l’établissement de politiques robustes en mesure de résister à ce changement potentiel.

ACTIVITÉS	NOTES
1. Introduction générale sur la réunion (au besoin) (5 minutes)Présenter les facilitateursFournir le contexte de la séance (pourquoi sommes-nous ici?)Donner l’occasion aux participants de se présenter les uns aux autres s’ils ne se connaissent pas.Envisagez d’ajouter quelques minutes au programme pour :créer des liens à l’aide d’une technique d’amorce (activité brise-glace)passer en revue ou élaborer une liste de règles de base et l’afficher au mur	Si cette activité fait partie d’une série, envisagez d’utiliser un programme visuel pour la situer dans le contexte de la journée.L’affichage des règles de participation dans la salle rappelle aux participants leur engagement à contribuer à la qualité des discussions.
2. Critères pour distinguer un bon signal faible (au besoin) (1 minute)Essentiellement, un signal faible de changement perturbateur désigne tout nouveau fait que vous repérez en parcourant les articles de presse, les journaux, etc., ou dont vous entendez parler par un collègue, dans une entrevue avec un expert, ou une conférence, et qui vous frappe comme étant étonnant et potentiellement important.Un signal faible est le signe d’un changement qui s’est produit et qui pourrait, dans l’éventualité d’une évolution au fil du temps, avoir un impact important sur le système auquel vous vous intéressez.Un raccourci commode pour trouver des signaux faibles est de déterminer des hypothèses communément partagées concernant l’avenir (voir l’exercice sur les hypothèses) et rechercher des signaux faibles de changements qui vont à l’encontre de ces hypothèses communément partagées. (Par exemple, s’il est admis que deux parties demeureront perpétuellement en conflit, chercher des indications de coopération naissante entre elles.)Les critères d’un bon signal faible de changement perturbateur potentiel sont les suivants :ImportanceSi le changement se produit (et prend de l’ampleur), il pourrait avoir un impact perturbateur sur le système ou le point auquel vous vous intéressez.PlausibilitéIl existe des preuves que le changement se produit ou pourrait se produire.NouveautéLa sensibilisation au phénomène est faible parmi les acteurs concernés (p. ex., les décideurs, les médias grand public)RapiditéLes conséquences pourraient émerger d’ici dix à quinze ans (ou quelle que soit la période qui vous intéresse).	Un bref rappel régulier des critères d’un bon signal faible favorisera la concentration des présentateurs et orientera la discussion. Une introduction ou une formation plus détaillée sur la veille et les signaux faibles pourraient s’avérer utiles durant la première séance ou avant celle-ci, et aussi pour les nouveaux participants.
3. Table ronde sur les signaux faibles (45-105 minutes)Inviter un participant à faire une présentation sur un signal faible de son choix pendant une à trois minutes, en abordant le « Quoi » (en quoi consiste le changement) et le « Et alors » (en quoi ce changement est pertinent, quelle est son importance, quelles en sont les conséquences potentielles pour le système et les politiques).Inviter les autres participants à formuler des commentaires sur le signal faible qui vient d’être présenté. Restreindre la discussion à environ 7 minutes afin d’avoir le temps d’aborder d’autres signaux faibles. Voici quelques exemples de points de discussion :Demandes de précisionsSuggestions d’autres sources d’information à l’appui du signal faibleLiens et interactions possibles avec d’autres signaux faiblesCommentaires sur la plausibilité du changement (p. ex., le signal faible émane-t-il d’une source crédible?) ou sur la plausibilité que le changement prenne de l’ampleur (c.-à-d. facteurs qui pourraient accélérer ou ralentir le changement)Commentaires sur la nouveauté du changement. Le changement en question se ramène-t-il à quelque chose de déjà largement connu? Quels sont les éléments du changement présentant la plus grande nouveauté?Commentaires sur la rapidité : raisons pour lesquelles le changement pourrait ou non prendre de l’ampleur et avoir un impact au cours de la période d’intérêt (généralement d’ici dix à quinze ans)Commentaires sur l’importance : quels sont les impacts potentiels les plus importants de ce changement? Existe-t-il d’autres impacts en aval ou des impacts sur d’autres systèmes que le présentateur n’a pas pris en compte? Quelles sont les difficultés et les occasions potentielles sur le plan des politiques que pourrait amener ce changement?Inviter un autre participant à présenter un signal faible et à recevoir des commentaires. Poursuivre jusqu’à ce que tous les participants aient présenté au moins un signal faible chacun et reçu des commentaires.S’il reste du temps, vous pouvez notamment :inviter des participants à présenter un deuxième signal faible;demander aux participants de déterminer les thèmes principaux qui ont émergé de la discussion.	Il est essentiel au succès de ces discussions que le facilitateur joue un rôle actif. Il doit notamment s’assurer de poser les gestes décrits ci-dessous:Prévoir le temps requis pour que tous les participants aient l’occasion de présenter un signal faible et de recevoir des commentaires. Dix minutes par signal faible (3 minutes de présentation, 7 minutes de discussion) constituent une cadence rapide type.Éviter que les discussions sur la plausibilité ne s’enlisent dans des débats sur la probabilité. L’important est de savoir si un événement peut vraisemblablement se produire et à quel point cet événement serait perturbateur; ce n’est pas la probabilité que cet événement se produise.Veiller à l’équilibre de la participation aux discussions (p. ex., entre les extravertis/introvertis, experts/généralistes). À certains moments, c’est une bonne idée de laisser la discussion suivre son cours plutôt que de faire le tour de table ou d’accorder des droits de parole. En revanche, il faut veiller à réserver du temps à la fin de la discussion sur chaque signal faible pour permettre aux personnes n’ayant encore rien dit de formuler des commentaires. Souvent, c’est de là que viennent les meilleures idées.Restreindre les commentaires négatifs. Il est légitime pour les participants de poser des questions sur la nouveauté, la plausibilité et l’importance des signaux faibles, pourvu que cela se fasse dans le souci du respect de chacun. Toutefois, vous devriez rappeler au groupe que la discussion s’avère souvent la plus avantageuse quand les participants suspendent leur scepticisme et explorent les possibilités liées à l’ampleur éventuelle future du changement.
4. Réflexion sur l’exercice et évaluation (10 minutes)Permettez aux participants de fournir leur rétroaction sur l’exercice.Différentes formules s’offrent à vous :Discussion sous forme de questions et réponsesFormulaire d’évaluation rempli par les participantsÉvaluation informelle – demandez aux participants, lorsqu’ils sortent de la salle, d’écrire un commentaire sur un feuillet autoadhésif sous chacune des deux rubriques affichées au mur : — Qu’est-ce qui a fonctionné? — Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?	Les tables rondes sur la veille sont plus avantageuses lorsqu’elles sont réalisées régulièrement (p. ex., hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement). Il est donc particulièrement important de demander une rétroaction et de discuter de tout changement qui pourrait améliorer les séances suivantes.Distribuez les formulaires d’évaluation ou les feuillets autoadhésifs, selon le cas.