Module 3 : Veille

Fiche-conseils : Comment échanger sur les signaux faibles (et les perspectives)

Gardez à l’esprit que la veille et la prospective sont des processus hautement collaboratifs. Les participants peuvent mener par eux-mêmes des activités de veille afin de détecter les signaux faibles, mais pour une efficacité accrue, ils doivent pouvoir communiquer facilement leurs résultats de veille et tirer des connaissances des résultats d’autres personnes. Ci-dessous figurent quelques solutions pour faciliter l’échange sur les résultats. Étant donné qu’une perspective est simplement un résultat de veille plus approfondi (plus de données probantes, plus de précision qu’un signal faible, souvent de niveau plus élevé), ces conseils s’appliquent également à l’échange sur les perspectives.

Mettez à disposition un espace commun sur le réseau pour que les participants puissent publier leurs signaux faibles. Il peut s’agir d’un disque partagé si les participants se trouvent sur le même lieu de travail. Pour obtenir des exemples de signaux faibles formulés par écrit, consultez la fiche-conseils « Comment consigner les signaux faibles et les perspectives ». Si la veille est une activité continue, envisagez d’utiliser des outils collaboratifs en ligne. Il peut s’agir de services gratuits de consignation en accès libre, tels que Pearltrees, ou de services payants, tels que Shaping Tomorrow, ou encore de plates-formes Web 2.0 personnalisables. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, plus elle est simple à utiliser pour les participants, plus ceux-ci apporteront leur contribution (proposez une formation lors de l’introduction d’un nouvel outil). Il est utile de pouvoir filtrer les signaux faibles et de pouvoir faire des recherches de différentes façons. Répertorier et accoler des mots clés aux signaux faibles dans un tableur Excel est une méthode simple.
Organisez des réunions régulières afin de discuter des résultats de veille. L’organisation de réunions régulières est un excellent moyen d’encourager la veille continue. Ces réunions stimulent la motivation en produisant de la rétroaction et du contexte pour les activités de veille des participants. Les réunions peuvent être de simples tables rondes où chaque participant fait part d’un ou de deux signaux faibles. Consacrez deux minutes à décrire chaque signal faible. (Questions de base : En quoi consiste le changement? Comment pouvons-nous être sûrs qu’il se produit? Quels sont les bouleversements plausibles que cela pourrait entraîner?) Les autres participants peuvent ensuite être invités à rebondir sur les propos du présentateur. (Questions de base : Y a-t-il des signaux faibles connexes? Pensez-vous à d’autres conséquences plausibles?) Si cela est utile, faites en sorte que quelqu’un prenne des notes des discussions pour consultation ultérieure. Pour en savoir plus, consultez le guide de l’animateur relatif à l’organisation d’une table ronde de veille.
Organisez un circuit de signaux faibles. Un circuit de signaux faibles est un bon moyen de prendre connaissance visuellement d’un très grand nombre de signaux faibles afin d’en tirer de nouvelles perspectives. (De la même façon, une galerie de perspectives peut permettre de faire ressortir de nouveaux moteurs de changement.) Cette activité suppose que le groupe d’analyse dispose d’un grand nombre de signaux faibles (p. ex. 30 à 60) rédigés dans un format normalisé.

Imprimez tous les signaux faibles sur de grandes feuilles de papier (p. ex. format 11 x 17) et dans une police de grande taille, afin qu’ils puissent être lus à un mètre de distance. Affichez les signaux faibles sur les murs d’une salle ou de plusieurs salles, à hauteur des yeux. Suivre le circuit implique beaucoup de lecture. Il est possible de faciliter la tâche des participants en :

utilisant la même police et la même taille de police;
invitant les rédacteurs à choisir une image pertinente pour illustrer leur signal faible;
regroupant les signaux faibles par thème.

Donnez aux participants jusqu’à 40 minutes pour passer en revue les signaux faibles. Les participants risquent de se fatiguer si le temps alloué est plus long (conseil : faire part des signaux faibles à l’avance permet aux lecteurs assidus de prendre une longueur d’avance avant l’événement). Faites démarrer les participants à des points différents du circuit dans la salle ou les salles. Cela évitera les embouteillages et permettra aux participants de découvrir le plus de signaux faibles possible s’ils ne disposent pas de suffisamment de temps pour consulter tous les signaux faibles. Certains participants peuvent discuter des signaux faibles avec d’autres le long du parcours, ce qui est parfaitement acceptable. D’autres préfèrent le silence pour lire : placer des bouchons d’oreille dans la pièce est un bon compromis.

Pour renforcer l’attention des participants pendant le circuit, l’animateur peut proposer l’une des activités suivantes (choisissez-en une plutôt que de demander aux participants de faire les deux) :

Option 1 : demandez aux participants de cerner les signaux faibles qu’ils trouvent particulièrement notables. Fournissez-leur un stylo et un calepin afin qu’ils puissent noter les titres des signaux faibles (ou gagnez du temps en plaçant des feuillets autoadhésifs comportant le titre du signal faible sous chaque signal faible, afin que les participants puissent les prendre). Imposez une limite au nombre de signaux faibles notables (p. ex. cinq) que les participants doivent retenir. Demandez aux participants d’indiquer pourquoi ils pensent que les signaux faibles choisis sont notables.
Option 2 : demandez aux participants de trouver un point commun en matière de changement entre les signaux. Ces idées peuvent être le point de départ d’une conversation sur les perspectives.

Après le circuit, réunissez les participants pour une discussion:

Option 1 : demandez aux participants de faire part, chacun à leur tour, de leurs constatations. Organisez la conversation de manière thématique, en autorisant le dialogue et en invitant les participants à se manifester lorsqu’ils veulent faire part d’opinions similaires. Cet exercice est idéal lorsque le groupe est composé de 5 à 15 participants (consacrez environ 3 minutes par participant). Si les participants n’ont pas encore eu l’occasion de comparer leurs signaux faibles en groupe, cette activité est idéale pour les mettre à l’aise.
Option 2 : formez des groupes de deux participants et laissez-leur le temps de trier et regrouper rapidement les signaux faibles en fonction des perspectives potentielles qu’ils entrevoient. (Préparez des cartes de perspectives avant l’activité. Elles peuvent être réparties entre les participants et ceux-ci peuvent facilement les consulter.)
Option 3 : pour une communauté expérimentée de veille, habituée à utiliser des diagrammes
- d’impact pour élaborer des perspectives, envisagez de demander aux participants de choisir et d’approfondir les perspectives qui les intéressent :

Étape 1 : laissez les participants proposer un thème de perspective par écrit sur un grand feuillet autoadhésif, en le collant sur le mur et en l’expliquant brièvement au groupe. Demandez au groupe de repérer les idées de perspectives qui l’intéresse.

Étape 2 : demandez aux participants de choisir leurs perspectives préférées en votant (fournissez à chaque participant cinq feuillets autoadhésifs représentant un vote).

Étape 3 : choisissez les idées de perspectives les plus populaires et laissez les participants se répartir en fonction des perspectives qui les intéressent le plus (environ 2 à 7 participants par sujet). Cette activité vise à élaborer un diagramme d’impact en déterminant dans un premier temps les signaux faibles qui permettent de déduire une perspective, puis en examinant les conséquences potentielles. Si le temps le permet, menez deux ou trois discussions différentes, afin d’examiner le plus grand nombre possible de perspectives. (Les animateurs expérimentés peuvent utiliser une
variante de cette activité en remplaçant les feuillets autoadhésifs représentant des votes par plusieurs séries de forums ouverts, à l’occasion desquels les participants votent en se dirigeant vers la discussion qui les intéresse le plus. Dans ce cas de figure, « la discussion » est un diagramme d’impact.)