Module 6 : Scénarios et résultats

Module 6: Trois horizons : de la prospective à l’action – Guide de l’animateur

OBJECTIF : COMMENCER À COMBLER L’ÉCART ENTRE LE CONTENU DES DOCUMENTS DE PROSPECTIVE ET LES BESOINS IMMÉDIATS DE LA COLLECTIVITÉ D’ÉTABLISSEMENT DES POLITIQUES AINSI QUE LES DÉFIS AUXQUELS ELLE EST CONFRONTÉE.

Cet exercice d’une durée d’environ deux heures permettra aux participants d’explorer, notamment au cours d’une discussion en petits groupes d’environ une heure, comment les idées proposées dans le cadre d’un projet de recherche prospectif (de 10 à 15 ans) pourraient être mises en oeuvre dans un échéancier plus réalisable de 3 à 5 ans.

Personnes :

1 animateur principal
1 ou 2 animateurs adjoints pour chaque petit groupe (connaissant bien le document de prospective)
De 4 à 50 participants (à diviser en petits groupes de 4 à 8 participants)

Matériaux :

Afficher sur le mur de la salle de la réunion plénière :

le programme visuel (optionnel)
les règles de participation (optionnel)
1 feuille de la taille d’un gros tableau papier par groupe (avec des notes autoadhésives pour le travail en salle et ultérieurement pour la mise en commun)
2 titres sur des feuilles de tableau papier (optionnel) :
- « Qu’est ce qui a bien fonctionné? »
- « Qu’est ce qu’on pourrait améliorer? »

Pour chaque petit groupe :

Un marqueur à pointe fine pour chacun des participants
3 blocs-notes autoadhésifs (de 3 couleurs différentes)
Projecteur/ordinateur (optionnel)
1 copie papier du document de prospective
1 pan de mur dégagé qui peut être utilisé comme espace de travail

Salle de réunion :

Une salle de réunion centrale pour la présentation de l’exercice et des salles de discussion en petits groupes (ou des espaces distincts dans la salle de réunion) pour chacun des groupes.

DURÉE	ACTIVITÉ
5 MIN	1. Fournir des renseignements contextuels sur l’exercice et ses objectifs
23 MIN	2. Présenter les constatations découlant du projet de prospective
5 MIN	3. Fournir des directives pour l’exercice
2 MIN	4. Formation de petits groupes
60 MIN	5. Discussion en petits groupes
2 MIN	6. Les groupes se réunissent de nouveau
13 MIN	7. Chaque groupe présente de 1 à 3 perspectives découlant de sa discussion
10 MIN	8. Retour sur l’exercice/évaluation de l’exercice

DURÉE TOTALE ESTIMÉE : 120 minutes

AVANT LA RÉUNION : COMMENT CET EXERCICE AIDE LES DESTINATAIRES D’UNE ÉTUDE PROSPECTIVE À TIRER PARTI DE SES CONSTATATIONS

Lorsque les résultats d’une étude prospective sont dévoilés à un nouveau groupe de destinataires (p. ex. au moyen d’un rapport prospectif), il peut être difficile de savoir quoi faire avec l’information. Certains lecteurs pourraient même être contrariés dans la mesure où :

les conséquences plausibles semblent trop distantes dans l’avenir (il pourrait être difficile de reconnaître le rapport avec le discours actuel en matière de politique);
les conséquences plausibles sont très indésirables/alarmantes (ce qui pourrait conduire les destinataires à éviter et à nier le contenu);
les destinataires concluent que ces scénarios d’avenir sont inévitables (il n’y a rien qui puisse être fait, excepté attendre que les scénarios d’avenir potentiels se réalisent).

Cette activité aide les décideurs à commencer à réduire l’écart qui existe entre les scénarios d’avenir qu’ils souhaitent voir se réaliser (p. ex. les scénarios présentés dans les aspirations en matière de politiques, telles que les mandats ministériels, les discours, les budgets, etc.) et les scénarios d’avenir plausibles que l’étude fait ressortir aux fins de considération. En habilitant les décideurs à l’aide de ces conversations, nous leur rappelons que l’avenir n’est pas déjà tracé. Grâce à des conversations précoces constructives, nous pourrions ouvrir la voie à des mesures permettant d’aplanir les difficultés éventuelles et de tirer parti des occasions qui pourraient se
présenter. C’est le but ultime de la prospective.

À l’avance : Préparer un exposé des constatations de l’étude prospective

Un des présentateurs devra se familiariser avec le contenu du document de prospective et préparer une présentation. On peut aussi demander aux participants de lire le document avant l’activité. Cependant, il est tout de même fortement recommandé de faire une brève présentation du contenu de façon à ce que tous les participants soient au fait des idées exposées dans le document de prospective.

Préparation de la salle ou des salles

La salle de la réunion plénière sera utilisée pour la présentation des lignes directrices de l’activité principale. Les participants seront invités à s’assoir autour d’une ou de plusieurs tables de façon à bien voir la présentation.
Préparer et afficher dans la salle toutes les aides visuelles dont il sera question lors de la réunion.
Afficher le programme en gros caractères au mur à l’avant de la salle et y fournir des indications claires sur les lieux de rencontre en petits groupes. Des lettres, chiffres et couleurs peuvent être utilisés pour nommer les espaces prévus pour les discussions en petits groupes.
Espaces pour les discussions en petits groupes :
- il peut s’agir de pièces distinctes ou de divers endroits dans la salle de la réunion plénière;
- les groupes auront besoin d’un gros tableau ou d’un pan de mur (idéalement de deux mètres);
- chaque participant aura besoin d’une chaise, d’une surface de travail et d’une vue non obstruée du mur sur lequel seront apposées les notes autoadhésives;
- le mur utilisé dans le cadre des discussions en petits groupes doit être divisé en trois colonnes portant les mentions « Premier horizon », « Deuxième horizon » et « Troisième horizon ». Le « Deuxième horizon », au milieu, devrait prendre près de 80 % de l’espace alloué;
- chaque groupe aura besoin de notes autoadhésives de trois couleurs afin qu’il soit possible de bien distinguer les trois différents horizons.
- Vous trouverez à la fin du présent document une photo illustrant un exercice achevé sur les trois horizons.

ORDRE DU JOUR EXPLICATIF

L’animateur demande ensuite : « 3. Quels défis et possibilités pourraient survenir relativement à ce secteur de politique si cette perspective est appliquée? » (15 minutes)
L’animateur devrait tenter de faire ressortir les défis auxquels doivent faire face les responsables de l’établissement des politiques dans la colonne « Deuxième horizon » sur des notes autoadhésives de la troisième couleur.
Une fois que chaque participant a eu la chance de parler et qu’on a été en mesure de cerner quelques perspectives concrètes, l’animateur en fait le résumé afin d’en venir à la prochaine question.
4. « Quelles initiatives pourrions-nous mettre en oeuvre maintenant pour nous permettre de relever ces nouveaux défis et de saisir ces possibilités nouvelles? » (15 minutes)
Les animateurs prennent des notes au cours du remue-méninges et incitent les participants à explorer des idées en profondeur. Idéalement, de nombreuses idées peuvent être définies sur une ligne temporelle et reliées avec d’autres idées semblables sur une ou plusieurs voies. Cet exercice pourrait avoir l’apparence d’un schéma des étapes à prendre pour se déplacer du premier au deuxième horizon et finalement au troisième horizon.
Enfin, l’animateur pose au groupe la question suivante : « 5. Que pourriez-vous faire demain? », après quoi il essaie d’orienter la discussion vers de premières étapes concrètes.
Si les participants sont bloqués, l’animateur peut avoir quelques suggestions en tête, par exemple :
- Mener une étude (indiquer : sur quoi avons-nous besoin d’en apprendre davantage?)
- Présenter l’enjeu à un secteur de politique ou à un comité qui sont touchés par la discussion (indiquer : qui?)
- Explorer des pratiques exemplaires dans un secteur de programme (indiquer : quels programmes? Qui pourrait avoir ces exemples, p. ex. les provinces, les communautés, d’autres pays?)
- Évaluer l’efficacité d’une initiative actuelle (indiquer : y a-t-il de nouveaux risques ou de nouvelles possibilités que nous voudrions faire prendre en compte ou au moins faire surveiller dans le contexte d’une initiative existante?)
- Mettre à l’essai une nouvelle approche (indiquer : est-ce que quelque chose de complètement nouveau est nécessaire?)
L’animateur demande au groupe de dégager les principales constatations et de préparer un sommaire de la discussion en vue de la mise en commun en plénière.

ACTIVITÉ	NOTES
1. Fournir des renseignements contextuels sur l’exercice et ses objectifs (5 minutes)Cette activité vise à aider un groupe à utiliser le contenu d’un document de prospective final dans le cadre de ses activités quotidiennes.Le groupe cerne un secteur de politique actuel (premier horizon) sur lequel l’un des scénarios d’avenir plausibles décrits dans le document de prospective (troisième horizon) pourrait avoir une incidence dans un horizon de 10 à 15 ans. Le groupe procède ensuite à un remue méninges pour trouver des stratégies possibles à court et à moyen terme (deuxième horizon) qui permettraient de se préparer aux possibilités et aux défis qui pourraient se présenter.Le premier horizon se veut la réalité actuelle, laquelle s’efface au fur et à mesure que le temps apporte des changements sous plusieurs formes.Le troisième horizon représente le futur, lequel comporte de nombreuses incertitudes et possibilités. Le troisième horizon fait référence aux concepts présentés dans le document de prospective.Entre les réalités actuelles (premier horizon) et les concepts explorés dans le document de prospective (troisième horizon) se trouve le deuxième horizon. Ce dernier représente l’espace pour cerner des réponses proactives et réactives.C’est dans le deuxième horizon que les participants exploreront les scénarios d’avenir souhaités et redoutés ainsi que les actions et les revers envisagés sur le chemin à parcourir.	L’animateur devrait rappeler aux participants que cet exercice n’est qu’une introduction aux moyens permettant d’intégrer la prospective à la prise de décision stratégique. Plus le temps est limité et l’éventail d’enjeux examinés est vaste, plus il est difficile pour les participants de vraiment approfondir la matière.Voir à la fin du présent guide la photo illustrant les trois horizons.
2. Présenter les constatations découlant du document de prospective (23 minutes)Au début de la présentation, on devrait demander aux participants de cerner un secteur de politique (premier horizon) qui s’applique au mandat de leur ministère et sur lequel les changements possibles mentionnés pendant la présentation pourraient avoir une incidence.
3. Fournir des directives sur l’exercice (5 minutes)L’animateur principal explique que le groupe explorera les trois horizons au cours de l’heure qui suit.Les participants sont invités à choisir à quel petit groupe ils souhaitent se joindre. Le présentateur devrait les inviter à choisir un groupe dont la perspective (troisième horizon) est associée au secteur de politique (premier horizon) qu’ils ont ciblé pendant la présentation (voir la colonne « Notes », qui fait état d’un processus permettant de s’assurer que les participants sont répartis de façon égale dans les petits groupes).Chaque petit groupe examinera une perspective tirée du document de prospective (troisième horizon).	Processus utilisé aux fins de la répartition des participants dans les petits groupes :Dans la salle de la réunion plénière, indiquer le nom de chaque groupe/salle en gros caractères (p. ex. SALLE 1, SALLE 2) sur des feuilles de tableau papier distinctes.Sous le nom de chaque salle, inscrire le titre d’une perspective tirée du document de prospective.Sous le nom de la salle et le titre de la perspective, coller des notes autoadhésives (utiliser une couleur différente pour chaque salle) et y inscrire le nom de la salle.Veiller à ce que le nombre de notes autoadhésives correspondant à chaque salle permette une répartition égale des participants dans chaque groupe.Chaque participant choisira sa salle en enlevant une note autoadhésive de l’un des tableaux-papier de cette salle. (S’il ne reste plus de notes autoadhésives dans la salle correspondant au premier choix d’un participant, celui-ci doit choisir une salle différente.)
4. Formation de groupes de 4 à 8 participants (2 minutes)Dire aux participants quelle heure il est et leur rappeler l’heure de reprise de la réunion plénière.	Si l’on a pris du retard, ajuster l’heure de retour en conséquence.
5. Discussion en petits groups (60 minutes 1re ronde: 10 minutes)1re ronde : établissement du premier et du troisième horizonsLes animateurs devraient commencer par examiner brièvement la perspective qui sera utilisée comme troisième horizon pendant la discussion de groupe, et poser ensuite aux participants la question suivante : « Avez-vous des questions sur cette perspective? »;On leur demande de répondre à la question « 1. Pouvez-vous cerner un secteur de politique se rapportant au mandat de votre ministère sur lequel la perspective présentée pourrait avoir une incidence? »Chaque participant doit résumer en 3 à 5 mots sa réponse sur une note autoadhésive. Un à la fois, les participants doivent indiquer ce qu’ils ont écrit et apposer leur note autoadhésive au mur dans la colonne de gauche « Premier horizon ».Le groupe choisit ensuite un secteur de politique à explorer davantage. Un simple vote à main levée permettra de faire avancer la discussion le plus rapidement possible. Si le temps le permet, les participants peuvent se pencher sur un deuxième et troisième secteur de politique.	Rappeler aux participants que la troisième perspective (troisième horizon) n’est pas une prédiction, mais tout simplement un scénario d’avenir plausible, et que la discussion porte sur la question «Qu’arrivera-t-il si cette perspective est finalement appliquée?»Donner aux participants des notes autoadhésives d’une couleur en particulier (p. ex. bleu) pour chaque secteur de politique exploré dans les premiers horizons. (P. ex. des notes autoadhésives bleues pour le premier enjeu exploré et des notes autoadhésives vertes pour la seconde perspective explorée).
2e ronde : définition des limites de la discussion (2e ronde: 10 minutes)L’animateur demande d’abord aux participants qui ont soumis leur secteur de politique choisi de fournir des détails (p. ex. objectifs actuels du secteur de politique, etc.).L’animateur demande alors au groupe : « 2. Avez-vous des questions sur le secteur de politique choisi? »Ces questions ont pour but de s’assurer que tous les participants comprennent le lien pertinent qui existe entre la perspective (troisième horizon) et le secteur de politique (premier horizon) avant de se pencher sur les possibles défis et possibilités (deuxième horizon).En répondant aux questions ou en demandant au groupe d’y répondre, l’animateur aide les participants à définir et à catégoriser les éléments importants du secteur de politique choisi.	Après chaque question, les participants écrivent une courte réponse sur une note autoadhésive; l’animateur ajoute information additionnelle au fur et à mesure que le groupe discute des réponses.
3e ronde : détermination d’une réponse proactive (deuxième horizon) (3e ronde: 35 minutes)
Sommaire (5 minutes)
6. Retour des groupes à la réunion plénière (2 minutes)
7. Chaque groupe présente ses principales constatations en plénière (13 minutes)Si le temps le permet, inviter les participants à discuter des constatations de leurs collègues et à fournir leurs commentaires.
8. Retour sur l’exercice/évaluation de l’exercice (10 minutes)Donner aux participants l’occasion de formuler des commentaires sur l’exercice.Cette activité peut prendre différentes formes :discussion – questions et réponses;formulaire d’évaluation à remplir par les participants;évaluation informelle – avant de sortir de la salle, les participants sont invités à inscrire un commentaire sur une note autoadhésive pour chacun des deux titres :Qu’est ce qui a bien fonctionné?Qu’est ce qu’on pourrait améliorer?	Fournir des formulaires d’évaluation ou des notes autoadhésives, selon le cas.

Exemple : Activité sur les trois horizons

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’activité sur les trois horizons. La discussion portait sur la perspective « la présence croissante de l’Asie dans le cyberespace pourrait aggraver les menaces à la sécurité », laquelle est tirée de l’étude d’Horizons de politiques Canada sur l’avenir de l’Asie.

Sommaire: Description d’image

Cette image est intitulée “Trois horizons.” La méthode est décrite ci-dessous.

Premier horizon

Risques associés aux fuites importantes de données
1. Pouvez-vous cerner un secteur de politique se rapportant au mandat de votre ministère sur lequel la perspective présentée pourrait avoir une incidence?
2. Avez-vous des questions au sujet du secteur de politique sélectionné?

Deuxième horizon

Défis de politique
La crise majeure : le Canada est-il prêt à faire face à une fuite de données à une échelle sans précédent?

Intervention proactive
Édicter un règlement sans faille sur l’« oubli ».

Que pouvez-vous faire demain?
Entamer une conversation avec les bonnes personnes.

3. Quels défis et quelles possibilités entourant ce secteur de politique pourraient être soulevés par cette perspective si elle est appliquée?
4. Quelles initiatives pourrions-nous mettre en oeuvre maintenant afin d’être à même de relever ces nouveaux défis et de saisir ces possibilités nouvelles?
5. Que pourriez-vous faire demain?

Troisième horizon

La présence croissante de l’Asie dans le cyberespace pourrait aggraver les menaces à la sécurité.