Module 6: Élaboration de scénarios archétypaux – Guide de l’animateur

OBJECTIF : ÉLABORER DES SCÉNARIOS ARCHÉTYPAUX À L’AIDE DE LA LOGIQUE DES SCÉNARIOS, DES MOTEURS DE CHANGEMENT ET DES ÉLÉMENTS DE SYSTÈME.

Il s’agit d’un exercice d’un ou deux jours (selon le volume de travail qui est fait à l’avance par l’équipe d’animation
de prospective principale) afin d’établir la logique de scénario et d’explorer les incidences des moteurs de changement et des éléments de système dans quatre scénarios différents. Bien que cela puisse être un exercice
animé de groupe, il est beaucoup plus facile de le faire avec quelques personnes (même si ce ne sont qu’une ou
deux personnes) qui participent à l’ensemble du processus de prospective jusqu’à ce jour.

Personnes :

(**Remarque : si l’élaboration de scénarios est nouvelle pour vous, vous voudrez peut-être faire seulement un exercice en petit groupe**)

• 2 animateurs/salle (8 au total)
• 15-25 participants
• 1 messager/salle (optionnel)
• 1 preneur de notes/salle

Matériaux :

Trousse du participant :

• Définitions du moteur de changement (descriptions fournies, si l’exercice sur les moteurs de changement est fait à l’avance)
• Définitions de tous les éléments de système
• Diagrammes d’impact pour les moteurs de changement respectifs
• Modèle de matrice de scénario
• Marqueur à pointe fine pour chaque participant
• 8” x 6” feuillets autoadhésifs – suffisamment larges pour y écrire 8 mots
• Projecteur/ordinateur
• Formulaire d’évaluation ou 3 feuillets autoadhésifs par personne pour les commentaires (facultatif)

Afficher sur le mur :

• Un programme visuel (facultatif)
• Les règles d’engagement (facultatif)
• Une carte du domaine avec tous les éléments
• Une affiche du modèle de matrice de scénario
• 2 rubriques sur des feuillets autoadhésifs (facultatif): Qu’est-ce qui a fonctionné? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?

Salles de réunion :
Quatre salles de travail seront requises afin d’effectuer les travaux liés aux scénarios. Chaque salle devrait être équipée d’un ordinateur et d’un grand écran afin que le travail puisse être exécuté en temps réel. Autrement, on pourrait fournir un mur (couvert de papier) afin d’afficher les commentaires (ou plusieurs tableaux de papier). La disposition des fauteuils devrait permettre à tous de bien écouter les autres participants et de voir l’écran ou le mur.

DURÉE	ACTIVITÉ
5 MIN	1. Présentations générales de la réunion (au besoin).
1-1.5 JOURS	2. Définition du contexte concernant le processus d’établissement de scénarios (2 heures, y compris une pause de 20 min). 3. Présentation de l’élaboration de la logique des scénarios. 4. Présentation de l’utilisation des moteurs de changement et des éléments de système afin d’établir des scénarios. 5. Directives détaillées pour l’exercice d’établissement de scénarios (20 min). 6. Discussions en groupe : établissement de scénarios (de 3 à 4 heures pour chacun). 7. Discussion plénière (60 minutes).
10 MIN	8. Réflexion et/ou évaluation de l’exercice.

DURÉE TOTALE ESTIMÉE : 1-2 jours

AVANT LA RENCONTRE : PLANIFIER L’ACTIVITÉ

• Chaque participant devra avoir une chaise, une surface de travail et une vue non obstruée du mur.
• Préparer et afficher dans la salle toutes les aides visuelles dont il sera question lors de la réunion.
• S’assurer que chaque participant a plusieurs grands feuillets autoadhésifs à portée de main. Les feuillets autoadhésifs devraient être suffisamment grands pour y écrire clairement environ huit mots.

En plus des feuillets autoadhésifs : S’assurer qu’il y a un projecteur dans la salle afin qu’un preneur de notes puisse remplir le modèle de matrice de scénario au moyen des idées communiquées par les participants. Il est bien de permettre aux participants d’examiner et de reformuler des idées lorsqu’elles sont notées. Le fait de rendre compte des idées des participants tant sur un mur que sur un ordinateur est l’idéal compte tenu du volume de renseignements devant être saisis pendant toute la journée.

ACTIVITÉ	NOTES
1. En plénière – Présentations générales (au besoin) (5 minutes)Présenter les animateurs.Fournir le contexte de la séance (pourquoi sommes-nous ici?)Permettre aux participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas.Songer à ajouter quelques minutes à l’ordre du jour afin de :créer des liens à l’aide d’une activité brise-glace;revoir les règles de base pour assurer une bonne discussion.	Si plusieurs activités sont prévues, envisager d’utiliser un programme visuel afin de pouvoir situer cette activité dans le déroulement de la journée.Le fait d’afficher une liste des « règles d’engagement » dans la pièce constitue un rappel visuel de l’engagement du groupe envers la tenue de discussions constructives.
2. En plénière – Définition du contexte concernant le processus d’établissement de scenarios (30 minutes)Donner un aperçu de l’ordre jour pour la journée à venir.Fournir une présentation générale sur les scénarios afin de présenter le concept : «Que sont-ils? Pourquoi les utilisons-nous?» (cela aide à préparer l’état d’esprit des participants; à mettre au jour les surprises, les défis et les possibilités; à créer une histoire d’un avenir plausible; etc.).Mettre l’accent sur l’approche d’Horizons à l’égard des scénarios (scénarios archétypaux c. autres types de scénarios).Présenter le modèle de matrice de scénario et définir brièvement les étapes requises pour le remplir, en commençant par la logique des scénarios.Montrer un exemple de matrice de scénario remplie.	Le module 6 contient une présentation sur les scénarios et les résultats pour utilisation.Afficher un modèle de matrice de scénario sur le mur à des fins de référence. Dans le module 6, il y a un modèle non rempli. Vous devrez probablement remplir les parties qu’il contient avant votre activité en fonction de la mesure dans laquelle vous vous attendez à ce que les participants vous fournissent des données.Envisager d’afficher également un exemple d’une matrice de scénario remplie.
3. En plénière – Présentation de l’élaboration de la logique des scenarios (20 minutes)L’élaboration de la logique de scénarios est la première étape de l’établissement de scénarios. (Consulter la diapositive « Exemple de logique de scénario » dans la présentation sur les scénarios et les résultats.)Chaque scénario archétypal comporte sa propre logique de base. Ainsi, un éventail de perspectives d’avenir plausibles, mais distinctes, sont explorées.Horizons utilise habituellement les lignes directrices suivantes pour les scénarios archétypaux :S’en sortir tant bien que mal – se débrouiller ou réagir au changement, mais sans améliorer les choses;Progrès graduel – les choses s’améliorent, mais de façon graduelle;Effondrement graduel – les structuresactuelles sont difficiles à conserver, et la situation se détériore (il ne s’agit pas nécessairement d’une catastrophe);Transformation – les choses changent en raison de changements importants apportés à notre façon de faire les choses ou de voir le problème. La transformation constitue souvent une réponse à une possibilité ou à une crise.La première rangée de la logique du scénario (la « logique archétypale ») devrait tenir compte des lignes directrices susmentionnées, mais elle sera aussi adaptée à votre sujet précis (consulter l’exemple d’une matrice de scénario établie).Il faut expliquer que la logique archétypale est appuyée par deux ou trois autres lignes de logique qui aident à établir des limites distinctes pour chaque scénario. On peut déterminer ce qui sera exploré et élaboré dans chaque scénario; il faut donc que ce soit choisi de manière stratégique.Les éléments stratégiques à inclure dans la logique du scénario sont étayés par la compréhension du système et des avis concernant ce qui change, découlant de l’analyse.Pour ce qui est du reste de cet exercice d’établissement de scénarios, on suppose que vous avez déjà établi la logique de scénario.	Il est possible que l’équipe d’animation de prospective principale veuille établir la logique des scénarios avant l’atelier. Comme elle a mené l’analyse du système, des moteurs de changement, etc., l’équipe principale comprend suffisamment le système pour s’en remettre à son jugement concernant les principaux aspects (comme les «lignes supplémentaires de logique») pouvant aider à façonner les scénarios.
4. En plénière – Présentation de l’utilisation (30 minutes) des moteurs de changement et des éléments de système afin d’établir les scénariosLa prochaine étape de l’établissement de scénarios consiste à prendre en compte de quelle façon chaque moteur de changement (ciblé au module 5) peut se comporter pour tous les scénarios (les moteurs de changement devraient avoir été prédéfinis – consulter les remarques).Présenter les moteurs de changement qui seront utilisés dans l’exercice. Expliquer brièvement comment ces moteurs de changement ont été choisis (voir le module 5).Orienter le groupe au moyen d’un exemple d’un moteur de changement pour tous les scénarios, en considérant l’incidence qu’il peut avoir sur chacun de ceux-ci.« En prenant en compte la logique de scénario (laquelle inclut la logique archétypale de base et la logique supplémentaire), à quoi ressemblerait ce moteur de changement lorsque l’on s’en sort tant bien que mal dans l’histoire? Et dans le cadre du progrès graduel? Et de l’effondrement? Et de la transformation?»Donner du temps pour la conversation avec le groupe afin de s’assurer que les participants comprennent pleinement le processus et ont le temps de discuter du contenu du scénario et de le concevoir, lequel découle de chaque moteur de changement. Chaque scénario sera enrichi par tout nouveau moteur de changement intégré à l’histoire.Les scénarios qui résultent tiendront compte des environnements complexes dans lesquels le changement influe sur le système de manière différente, peut-être inattendue.Décrire les éléments de système qui seront utilisés dans cet exercice. Décrire brièvement comment ces éléments ont été définis. (Consulter les modules 4 et 5.)Expliquer que le même processus est également utilisé pour ce qui est des éléments de système.Suggestions :Cela fait beaucoup de renseignements à assimiler, donc demander si des personnes auraient des questions.Les participants comprennent-ils la logique des scénarios? Sont-ils à l’aise avec les moteurs de changement? Remarque : ceux-ci ont été conçus dans le module 5, dans le cadre duquel les moteurs de changement ont été évalués par rapport à la carte du domaine.Les participants sont-ils à l’aise avec les éléments de système?Consulter constamment le modèle de matrice de scénario, qui est utilisé en tant que guide visuel pour le processus.	Au moment d’aborder les moteurs de changement, renvoyer les participants à la section du module 5 sur la définition et l’évaluation des moteurs de changement.Remarque : les moteurs de changement et les éléments de système qui doivent être examinés au cours de cet exercice devraient être prédéfinis en fonction des exercices précédents (consulter le module 5). Idéalement, à ce stade, les participants à cet exercice sont concernés par tout le processus de prospective et comprennent les origines de ces moteurs et de ces éléments de système.Remarque : le fait de parcourir chaque moteur de changement pour tous les scénarios peut prendre beaucoup de temps. Cela peut être fait à l’avance (par l’équipe principale), ce qui permet d’économiser la moitié du temps consacré à l’atelier.
5. En plénière – Directives détaillées pour l’exercice d’établissement de scenarios (20 minutes)« Vous serez maintenant divisés en quatre petits groupes pour la journée, un pour chaque scénario (s’en sortir tant bien que mal, effondrement, progrès et transformation). Chaque groupe considérera les moteurs de changement et les incidences sur les éléments de système pour un scénario et fera un compte rendu en plénière à la fin de la journée. »Chaque groupe comptera deux animateurs (un qui dirige la discussion et l’autre qui aide à noter les idées).Les participants discuteront de la logique de leur scénario en particulier.Les animateurs utiliseront un exercice d’imagerie guidée afin de mettre en contexte les participants dans le cadre de leur scénario.Les participants découvriront comment les moteurs de changement et les éléments de système peuvent se comporter dans le cadre de leur scénario particulier.L’objectif est de remplir la matrice de scénario avec des descriptions d’une ligne, dans toutes les cellules, de ce qui pourrait arriver. L’information pour chacun des scénarios devrait permettre de raconter une histoire cohérente dans l’ensemble.À la fin de la journée, les participants retourneront en plénière afin de transmettre les principaux faits saillants des scénarios qu’ils ont conçus.	Permettre aux participants de choisir le scénario auquel ils travailleront – préparer des tableaux de papier (un pour chaque scénario) avec des feuillets autoadhésifs préremplis. Les participants choisissent leur scénario préféré en retirant le feuillet autoadhésif du tableau de papier approprié. En préremplissant les tableaux de papier à l’aide de feuillets, vous vous assurez que chaque scénario est rattaché au nombre préféré de participants.L’imagerie guidée aidera les participants à visualiser la logique du scénario et à commencer à penser à la manière dont les moteurs de changement peuvent évoluer dans le cadre du scénario.On peut refaire l’imagerie guidée avant d’évaluer les éléments de système des quatre scénarios.Si des défis et des possibilités ressortent au cours de l’exercice d’établissement de scénarios, prenez-les en note pour utilisation future.Prenez des pauses, au besoin.
6. Groupe divisé : établir un scénario à l’aide de la logique de scénario, des moteurs de changement et des éléments de système (30 minutes par moteur de changement jusqu’a 1/2 journée – 30 minutes par element de système jusqu’à 1/2 journée)Les participants sont maintenant répartis en petits groupes.Examiner la logique du scénario, au moyen d’un court exercice d’imagerie guidée ou d’une discussion ouverte, afin de s’assurer qu’il est sensé pour les participants.Discuter à quoi chaque moteur de changement peut ressembler dans ce scénario. (Si les moteurs de changement ont déjà été évalués, discutez-en avec les participants afin que ces derniers puissent les prendre en compte au moment d’établir le reste du scénario. Consulter la remarque.)Pour chaque moteur de changement, posez la question suivante : « À quoi ce moteur de changement ressemblera en 2030 compte tenu de tous les changements que nous avons décrits dans la logique de scénario? »Le preneur de notes note les principales idées dans un document informatisé (p. ex. une colonne du modèle de matrice de scénario). L’animateur peut aussi écrire sur un tableau de papier ou demander aux participants d’écrire leurs idées sur des feuillets autoadhésifs à afficher sur le mur.Lorsque vous prenez en compte chaque moteur de changement subséquent, rappelez-vous l’histoire que vous avez racontée jusqu’à maintenant, y compris la logique de scénario et tous les moteurs de changement.Une fois que les moteurs de changement seront établis, passez aux éléments de système à l’aide du même processus.Pour chaque élément de système, posez la question suivante : « À quoi cet élément de système ressemblera en 2030 compte tenu de tous les changements que nous avons abordés dans ce scénario jusqu’à maintenant? »Prenez en compte la section de la logique de scénario et des moteurs de changement afin de vous assurer que le scénario est cohérent dans l’ensemble. L’histoire racontée devrait être cohérente.Enfin, le groupe peut attribuer un nom facile à retenir à son scénario. Le nom devrait tenir compte de la logique archétypale et aider à donner vie au scénario.Chaque groupe retourne en plénière lorsqu’il a terminé sa colonne du modèle de matrice de scénario et donné un nom à son scénario.	Remarque : le module 1 comporte un guide pour les animateurs sur l’imagerie guidée, qui peut être utilisé afin d’appuyer cet exercice.Remarque : l’évaluation des moteurs de changement peut être réalisée par l’équipe principale avant l’exercice (ce qui permet de gagner environ ½ journée de temps en groupe). Si vous décidez de mener l’évaluation des moteurs de changement à l’avance, assurez-vous de fournir aux participants les descriptions des moteurs de changement pour chaque scénario – et expliquez comment vous vous y êtes pris (20 minutes).Consulter l’exemple de matrice de scénario établie au module 6 en vue d’un résumé des documents produits dans les quatre groupes liés aux scénarios.Le preneur de notes établira la matrice (à l’écran) en temps réel lorsque les gens discuteront de leurs idées.
7. Retour sur la plénière (60 minutes)Chaque groupe présente son travail en plénière (un rapporteur de groupe peut être désigné, ou c’est le preneur de notes ou l’animateur qui peut faire le compte rendu).Cette étape est suivie d’une discussion ouverte sur les résultats des scénarios.Les animateurs informent les participants des prochaines étapes du processus de prospective (rédiger des récits pour les scénarios, cibler les possibilités et les problèmes en matière de politiques et vérifier les hypothèses en lien avec les scénarios).
8. Retour sur l’exercice/évaluation de l’exercice (10 minutes)Donnez aux participants la possibilité de formuler des commentaires sur l’exercice.Cela peut prendre les formes suivantes :Discussion – questions et réponsesQuestionnaire d’évaluation rempli par les participantsÉvaluation informelle – à leur sortie de la salle, on demande aux participants de fournir un commentaire sur un feuillet autoadhésif concernant chacun des deux titres affichés sur le mur :Qu’est-ce qui a fonctionné?Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?	Fournir des formulaires d’évaluation ou des feuillets autoadhésifs au besoin.