Module 6 : Scénarios et résultats

Cet exercice de remue-méninges vise à déterminer les défis et les possibilités en matière de politiques qui pourraient se présenter dans les scénarios déjà élaborés. En environ 3 à 4 heures, un groupe de 16 à 32 participants peut cerner (au moyen de discussions en petits groupes suivis d’une séance plénière) les défis et les possibilités en matière de politiques découlant de chacun des scénarios et déterminer ceux et celles qui sont prioritaires et qui doivent être pris en considération par les décisionnaires.

Personnes :

  • 1 animateur de la séance plénière et 4 animateurs des discussions en petits groupes
  • De 16 à 32 participants (de 4 à 8 participants par scénarios)
  • 1 preneur de notes (facultatif)

Matériaux :

Dans la salle de réunion plénière :

  • Projecteur/ordinateur ou tableau à feuilles

Dans chacune des salles de réunion en petits groupes :

  • Un marqueur à pointe fine et un stylo pour chaque participant
  • Un bloc-notes pour chaque participant
  • Tableau à feuilles
  • Projecteur/ordinateur (facultatif)
  • Formulaire d’évaluation ou 2 papillons autoadhésifs par personne pour la rétroaction (facultatif)

À afficher au mur :

  • Définition d’un défi et d’une possibilité en matière de politiques (facultatif)
  • Programme visuel (facultatif)
  • Règles de participation (facultatif)
  • 2 en têtes sur des papillons autoadhésifs (facultatif) : Qu’est ce qui a fonctionné? Qu’est¬ ce qui pourrait être amélioré?

Salle de réunion :
Une grande salle où il y a un mur sur lequel on peut écrire (directement ou sur du papier fixé au mur), plusieurs tableaux à feuilles et/ou un écran d’ordinateur pour afficher les défis et les possibilités en matière de politiques. La disposition des chaises devrait permettre à tous les participants de bien entendre et de voir le mur (ou l’écran d’ordinateur).

DURÉE ACTIVITÉ
5 MIN 1.Présentations générales (au besoin)
3 H & 15 MIN 2. Expliquer le contexte de l’exercice de détermination des défis en matière de politiques (1 min)
3. Donner des instructions pour l’exercice (4 min)
4. Exercice de visualisation guidée (10 min)
5. Explorer les défis et les possibilités (90 min)
6. Cerner les défis et les possibilités d’importance (30 min)
7. Déterminer les défis et les possibilités associés à chacun des scénarios (60 min)
8. Résumer les points de l’exercice de détermination des défis et des possibilités en matière de politiques      (1 min)
10 MIN 9. Retour sur l’exercice et/ou évaluation

DURÉE TOTALE ESTIMÉE : 3,5 heures

AVANT LA RÉUNION : PLANIFIER L’ATELIER

Pour un projet auquel assisteront de nombreux participants (de 16 à 32 participants), on recommande de diviser le groupe en quatre petits groupes qui tiendront simultanément des discussions pour déterminer les défis et les possibilités en matière de politiques découlant de chacun des scénarios. Si le groupe est plus petit, il se peut que les participants aient à effectuer l’exercice pour tous les scénarios ou pour la moitié d’entre eux, et qu’on ait besoin de tenir plusieurs réunions pour y parvenir. Selon notre expérience, le format des discussions sur les scénarios (lorsqu’il y a un remue méninges) fonctionne mieux pour les petits groupes de 4 à 8 participants, car il suscite amplement la créativité des participants et leur permet aussi de contribuer pleinement à la discussion. Puisqu’il s’agit d’un atelier de longue durée (de 3 à 4 heures), l’animateur devrait prévoir des pauses en temps opportuns. En règle générale, on accorde une pause de 10 minutes aux participants pour chaque heure de travail.

Préparer de la salle

  • Chaque participant aura besoin d’une chaise, d’une surface de travail et d’une vue non obstruée du mur. Les défis et les possibilités en matière de politiques peuvent être consignés sur des feuillets autoadhésifs qu’on collera au mur. Il faut envisager d’avoir à la portée de la main plusieurs tableaux à feuilles sur lesquels on consignera les défis et les possibilités en matière de politiques en vue du vote qui sera organisé à la fin de l’exercice pour déterminer les défis et les possibilités prioritaires.
  • Pour les groupes de plus grande taille (p. ex., 20 participants), il faut asseoir les participants face à face autour d’une grande table afin que tous soient vus et entendus. On peut désigner un ou deux messagers pouvant aider l’animateur à recueillir les feuillets autoadhésifs et à les coller au mur.
  • Il faut préparer et afficher dans la salle toutes les aides visuelles dont il sera question lors de la réunion.
  • Il faut s’assurer que tous les participants reçoivent trois gros feuillets autoadhésifs et qu’ils ont accès à d’autres feuillets autoadhésifs au besoin. Les feuillets autoadhésifs doivent être assez gros pour pouvoir y inscrire lisiblement environ huit mots.

Au lieu d’utiliser des feuillets autoadhésifs : S’il y a un projecteur dans la salle, un preneur de notes peut taper les défis et les possibilités en matière de politiques soulevés par les participants. Cette façon de faire fonctionne bien puisque les participants ont ainsi l’occasion de revoir et de reformuler les défis et les possibilités en matière de politiques au fur et à mesure qu’on en prend note. C’est une bonne solution lorsque l’activité visant à déterminer les défis et possibilités en matière de politiques est l’une des nombreuses activités animées au cours de la journée pour lesquelles on se sert de feuillets autoadhésifs.

ACTIVITÉ NOTES
1. Présentations générales (au besoin) (5 minutes)Présenter les animateursExpliquer le contexte de la séance (pourquoi sommes-nous ici?)Donner l’occasion aux participants de se  présenter les uns aux autres s’ils ne se connaissent pas.Songer à ajouter quelques minutes à l’ordre du jour :créer des liens à l’aide d’une activité brise glace(link is external);revoir ou dresser la liste de règles de base qui sera affichée au mur Si cette activité fait partie d’une série d’activités, pensez à afficher un programme visuel pour la situer parmi les  événements de la journée.L’affichage des règles de participation dans la pièce permet de rappeler aux membres leur engagement à participer aux discussions constructives.
2. Expliquer le contexte de l’exercice de détermination des défis en matière de politiques (1 minute)« Un défi en matière de politiques est un défi que les politiques ou les institutions existantes ne sont pas prêtes à relever ou pas en mesure de relever. Une possibilité en matière de politiques est quelque chose qui pourrait servir au bénéfice d’une organisation. Cela peut nécessiter une certaine réflexion stratégique à l’heure actuelle afin de pouvoir en tirer les avantages ou de les optimiser plus tard. »« En définissant les nouveaux défis et les nouvelles possibilités en matière de politiques, les décisionnaires seront en mesure d’élaborer des stratégies et des politiques plus solides. »« Cet exercice nous permet également de remettre en question nos hypothèses fondamentales sur des questions précises et de dégager des hypothèses plus solides qui peuvent faciliter l’élaboration de politiques efficaces. »« Dans le cadre de cet exercice, nous déterminerons, analyserons, clarifierons et examinerons les défis et les possibilités en matière de politiques découlant de chacun des scénarios déjà créés. » Envisagez d’établir une catégorie « en suspens » pour les hypothèses proposées pendant l’exercice de détermination des défis et des possibilités en matière de politiques.
3. Donner des instructions pour l’exercice (4 minutes)« Pour cette activité, vous serez répartis en quatre groupes : un pour  chaque scénario. »« Chaque groupe effectuera un exercice de visualisation guidée afin de s’orienter par rapport au scénario. »« Une fois que vous avez une bonne idée de ce à quoi ressemblera l’avenir du scénario, nous vous demanderons de réfléchir aux défis et aux possibilités qui pourraient survenir. »« Nous discuterons des défis et des possibilités en matière de politiques et nous déterminerons ceux et celles qui sont prioritaires et qui doivent être portés à l’attention des décisionnaires. »« Lorsque nous nous réunirons à nouveau (voir les notes), nous mettrons en commun nos listes et discuterons des défis et des possibilités découlant de chacun des scénarios. » (L’équipe Horizons est d’avis qu’il est plus facile que l’animateur résume l’information et en fasse le compte rendu lors de la discussion plénière.) Affectez les participants à un scénario en particulier ou demandez leur de choisir leur propre groupe. Aux fins de la continuité, pensez à demander à ceux qui ont déjà fait partie d’un exercice d’élaboration des scénarios de poursuivre avec le même scénario. Ajustez le nombre de participants par groupes s’ils sont trop ou pas assez nombreux, et tenez compte des antécédents et de l’expertise des participants si vous choisissez de désigner à l’avance les membres des groupes.Vous avez l’option de mener une séance plénière avec l’ensemble des participants après les discussions en petits groupes.
4. Exercice de visualisation guide (10 minutes)Pendant cet exercice de visualisation guidée, l’animateur décrira ce qui se passe dans le cadre du scénario en question conformément à la logique du scénario, aux moteurs de changements et aux éléments du système établis pendant les dernières séances. (Voir le Guide de l’animateur concernant la visualisation guidée du Module 3.)Tout au long de l’exercice, et surtout à la fin de celui-ci, l’animateur encouragera les participants à réfléchir aux défis et aux possibilités en leur posant des questions telles que les suivantes :Quelles sont certaines des surprises et des ruptures importantes susceptibles de se produire dans le cadre de ce scénario?Quelles sont les conséquences pour les différents joueurs (gouvernements, secteur privé, secteur non gouvernemental, collectivités, investisseurs, partenaires commerciaux, citoyens, etc.)?Comment les divers intervenants (p. ex., personnes, organisations, institutions, états) réagissent-ils face à ce changement?Quelles sont les difficultés rencontrées dans le cadre de ce scénario?Quels genres de possibilités se présentent?Quelles sont les conséquences pour les institutions et les politiques sociales, économiques, environnementales et liées à la sécurité?L’animateur doit s’assurer de prendre une pause (de 1 à 2 minutes) pour permettre aux participants de réfléchir aux questions.Il doit aussi préciser quand l’exercice de visualisation guidée est terminé. Par exemple, « Prenez une dernière minute pour réfléchir davantage à une des questions qui vous intéressent. Ensuite, lorsque vous avez terminé, ouvrez vos yeux ». Référez-vous au Guide de l’animateur concernant l’imagerie guidée du Module 3 pour obtenir des suggestions relativement à la tenue de cet exercice. Par exemple :Le programme explicatif fournit des renseignements contextuels sur l’exercice et explique comment mener un exercice de relaxation avant la séance de visualisation guidée.Veuillez consulter l’appendice pour obtenir des renseignements sur la façon d’utiliser la logique du scénario pour l’exécution de l’exercice de visualisation guidée.Il peut être utile de distribuer aux participants un document décrivant la logique du scénario en question. Ce document peut être fourni après l’exercice de visualisation guidée afin de faciliter la discussion et de rappeler aux participants les différents aspects du scénario. Une autre option serait d’afficher au mur une matrice de description exhaustive des scénarios.
5. Explorer les défis et les possibilities (Jusqu’à 60 minutes)Lorsque presque tous les participants ont ouvert leurs yeux, l’animateur les invitera à revenir au présent et à prendre note de leurs visions sur papier pour ne pas les oublier.« Quels défis ou possibilités en matière de politiques avez-vous imaginés? Écrivez tout ce dont vous vous souvenez. »L’animateur accordera quelques minutes aux participants pour qu’ils puissent consigner leurs idées.Ensuite, l’animateur demandera aux participants de lire à voix haute leurs idées de défis et de possibilités en matière de politiques et de les inscrire sur des feuillets autoadhésifs. Les participants peuvent présenter leurs idées à tour de rôle ou lorsqu’ils sont prêts (participation spontanée). L’animateur peut demander aux participants de fournir des précisions sur leurs défis et possibilités en matière de politiques pour que tous les participants comprennent bien. Les résultats seront consignés en style télégraphique sur un tableau à feuilles.L’animateur peut créer une certaine continuité dans les thèmes en invitant les participants à parler de leurs idées semblables. Par exemple : « Est-ce que quelqu’un d’autre a vu des défis et des possibilités semblables pendant l’exercice de visualisation guidée? » L’animateur peut aussi permettre à chaque participant de faire part de tous les défis et de toutes les possibilités en matière de politiques qu’il a visualisés avant de passer à la prochaine personne. Au cours de la discussion, les participants songeront possiblement à d’autres défis et possibilités au delà de ce qu’ils avaient imaginé. Ils pourront se baser sur les idées des autres pour en formuler de nouvelles ou les comparer à leurs idées afin de dégager tous les points possibles du scénario. L’animateur doit laisser libre cours à leur imagination.Suggestions :L’animateur peut trouver utile d’avoir à la portée de la main une liste des secteurs de politique appropriés qu’il consultera en vue d’inciter les participants à dialoguer sur des sujets précis.Il est parfois plus facile de cerner les défis que les possibilités. Si moins de possibilités sont soulevées, l’animateur peut demander à nouveau aux participants s’ils peuvent penser à d’autres possibilités.Si la discussion est consignée sur plusieurs tableaux à feuilles, on doit fixer au mur les feuilles côte à côte. Pensez à demander à un preneur de notes de consigner les points principaux plutôt que d’utiliser des feuillets autoadhésifs.À la fin de l’exercice de visualisation guidée, les participants oublieront rapidement leurs visions. Pour les aider à s’en souvenir:donnez aux participants la chance d’écrire leurs observations promptement;évitez de leur demander de fournir leurs «meilleures» idées. S’ils prennent le temps d’analyser leurs visions, ils auront plus de difficulté à se souvenir de tous les points auxquels ils avaient pensé;évitez de parler pendant qu’ils écrivent. Sachez que les participants se rappelleront de points au fur et à mesure que la discussion se poursuivra. Soyez attentifs aux participants qui veulent ajouter un point aux observations d’un autre membre.Il convient de noter que nous souhaitons principalement cerner les défis et les possibilités que les institutions et politiques actuelles ne sont pas en mesure d’aborder. Cette rétroaction nous permettra de remettre en question nos hypothèses fondamentales qui sous-tendent la politique actuelle et nous aidera à élaborer des hypothèses plus solides (décrit dans la section « Mise à l’essai des hypothèses » du Guide de l’animateur – Module 6).
6. Cerner les défis et les possibilités d’importance (30 minutes)Si les participants ont trouvé beaucoup de défis et de possibilités en matière de politiques, ils peuvent voter sur ceux et celles qui sont prioritaires (au moyen de points autoadhésifs ou de marqueurs). Au moment de voter, les participants doivent songer aux questions suivantes :« Lesquels parmi ces possibilités et défis doivent prioritairement être abordés par les institutions? »Une fois le vote terminé, l’animateur présentera les trois à cinq principaux défis ou principales possibilités en matière de politiques, et demandera aux participants de discuter des raisons pour lesquelles ces défis et possibilités sont d’importance.Pour l’animateur, il s’agit d’une occasion d’en apprendre davantage sur les conditions actuelles. On mettra ainsi en évidence certaines des hypothèses des participants à l’égard de l’avenir. Voici certaines des questions que l’animateur peut poser :« Quels seraient les institutions, les ministères et les politiques les plus touchés par ce défi ou cette possibilité?»« Qu’arriverait-il s’ils n’étaient pas prêts à cette réalité? »« Qu’est-ce qui pourrait les empêcher d’intervenir? »Lorsque la discussion tire à sa fin, l’animateur ou le preneur de notes peut transcrire les cinq défis et possibilités d’importance sur un tableau à feuilles en vue de la mise en commun pendant la séance plénière.L’animateur mettra fin à la discussion cinq minutes avant la fin de l’exercice pour demander aux participants s’ils ont quelques dernières réflexions et pour procéder à l’étape du vote de l’exercice.
7. Déterminer les défis et les possibilités associés à chacun des scenarios (60 minutes)Chacun des groupes fera le compte rendu des résultats de leur exercice (de 5 à 7 minutes par groupe, de 20 à 30 minutes au total)Au moment où les petits groupes se réuniront, l’animateur demandera à un représentant de chaque groupe de :décrire brièvement leur scénario;préciser les cinq défis et possibilités prioritaires découlant du scénario en question.L’animateur encouragera la tenue d’une discussion (de 30 à 40 minutes)Il demandera aux participants ce qu’ils pensent du fait que certains défis et certaines possibilités en matière de politiques ont été soulevés communément pour les quatre scénarios. Il invitera les participants à faire un remue-méninges pour trouver de nouveaux défis et de nouvelles possibilités. On dressera ensuite la liste des défis communs en matière de politiques sur un tableau à feuilles ou à l’ordinateur. (L’animateur doit s’assurer que tous peuvent voir l’écran.)Il peut aussi poser d’autres questions, comme :Qu’est-ce qui vous a surpris?Selon vous, quels points étaient importants à régler? Y a-t-il des points mentionnés qui ne sont pas prioritaires à votre avis? Avez vous besoin de clarifications sur certains points?
8. Résumer les points de l’exercice de détermination des défis et des possibilités en matière de politiques (1 minute)« Le principal objectif de cet exercice était de déterminer les défis et les possibilités susceptibles de survenir pour les différents scénarios futurs. Cet exercice nous a permis de cerner les secteurs de politique qui pourraient ne pas être prêts à répondre aux différentes réalités pouvant se présenter parmi celles que nous avons cernées. »S’il est pertinent de le faire, l’animateur pourrait s’engager à afficher les défis et les possibilités en matière de politiques dans un espace partagé (p. ex., un dossier partagé en réseau, un mur dans le milieu de travail) et inviter les participants à continuer d’ajouter des idées au cours du projet.
9. Faire un retour sur l’exercice (évaluation) (10 minutes)L’animateur offrira aux participants l’occasion de faire un retour sur l’exercice.Cela peut prendre les formes suivantes :une discussion accompagnée d’une période de questions et de réponsesun questionnaire d’évaluation à remplir par les participantsune évaluation officieuse—en sortant de la pièce, les participants seront invités à formuler des commentaires sur des feuillets autoadhésifs qu’ils fixeront au mur sous les deux en-têtes suivants :Qu’est-ce qui a fonctionné?Qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Distribuez les questionnaires d’évaluation ou des feuillets autoadhésifs.

Créer un atelier de travail sur la prospective : activités complémentaires à envisager

Les animateurs qui nourrissent plusieurs objectifs à l’égard d’un atelier de travail sur la prospective (possiblement une activité d’une journée entière), trouveront ci-dessous quelques suggestions d’activités qui pourraient être jumelées avantageusement à l’exercice de détermination des défis et des possibilités en matière de politiques.

Avant l’exercice de détermination des défis et des possibilités en matière de politiques

Après l’exercice

Module 6: Vérifier les hypothèses avec des scénarios – Guide de l’animateur

OBJECTIF : VÉRIFIER LES HYPOTHÈSES ACTUELLES RELATIVES AUX POLITIQUES AU MOYEN DE SCÉNARIOS.

Cet exercice vise à vérifier les hypothèses relatives aux politiques au moyen de scénarios déjà élaborés. (Nous présumons que vous utilisez des scénarios archétypes, mais l’exercice pourrait être adapté pour convenir à d’autres formes de scénarios). En un peu moins de 4 heures, un groupe de 20 à 25 participants (en groupes de discussion et en plénière) pourront vérifier de 15 à 20 idées hypothèses courantes et réviser celles qui ne semblent pas solides.

Personnes :

  • 1 animateur de séance plénière
  • 1 animateur par groupe de discussion
  • 20-25 participants
  • 1 ou 2 commis (facultatif)
  • 1 secrétaire (facultatif)

Matériaux :

Dans la salle de réunion plénière :

  • Formulaire d’évaluation, ou 3 papillons adhésifs par personne pour la formulation de commentaires (facultatif)

Affichage au mur :

  • Tableau de vérification d’hypothèses en plénière (nº 2)
  • Horaire visuel (facultatif)
  • Règles de fonctionnement (facultatif)
  • 2 rubriques sur des feuillets adhésifs (facultatif) : Qu’est-ce qui a fonctionné? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?

Dans les salles de discussion :

  • Environ 10 à 12 hypothèses
  • Marqueur à pointe fine pour chaque participant
  • Documents contenant le tableau de vérification des hypothèses
  • Projecteur/ordinateur (à privilégier au lieu du tableau papier)

Affichage au mur :

Tableau de vérification d’hypothèses en groupe de discussion (nº 1)

Salle de réunion :

Grande salle avec mur blanc (ou écran d’ordinateur ou plusieurs tableaux papier) pour afficher le tableau de
vérification des hypothèses. Places assises pour tous, de façon à ce que chacun puisse entendre les autres et voir le mur (ou l’écran).

DURÉE ACTIVITÉ
5 MIN 1. Présentations générales (au besoin)
3 H & 30 MIN 2. Mise en contexte de l’exercice de vérification des hypothèses (1 minute)
3. Présentation des consignes (4 minutes)
4. Vérification des hypothèses (100 minutes) – Pause (30 minutes)
5. Définition des hypothèses vulnérables selon les scénarios (75 minutes)
6. Résumé de l’exercice (1 minute)
10 MIN 7. Retour sur l’exercice et/ou évaluation

DURÉE TOTALE ESTIMÉE : 3 h et 45 min

AVANT LA RÉUNION : QUELLES HYPOTHÈSES UTILISER?

Cette activité vise à évaluer la crédibilité des hypothèses actuelles relatives aux politiques à la lumière de possibles événements futurs décrits dans des scénarios archétypes (ci après appelés scénarios). Vous aurez produit une liste d’hypothèses au début de l’étude, au module 2. Au fil de l’étude, les participants auront peut être découvert des hypothèses supplémentaires. (L’équipe d’animation les aura peut être notées à mesure que l’étude avançait, en examinant les résultats d’exercices antérieurs, en réalisant un autre exercice sur les hypothèses, ou en invitant les
participants à ajouter des hypothèses dans le document ou sur le tableau papier des questions en attente.)

L’équipe d’animation devra déterminer s’il sera pratique et profitable d’évaluer l’ensemble des hypothèses au moyen des scénarios d’étude, ou s’il faudra limiter la liste aux hypothèses les plus importantes. (Cet exercice est conçu pour évaluer de 10 à 12 hypothèses en 2 à 3 heures. Pour en évaluer plus, il faudrait prolonger l’activité.) Pour définir les hypothèses les plus importantes, les questions utilisées dans l’exercice des hypothèses au module 2 peuvent être utiles :

  • Quelles hypothèses sont les plus importantes pour les décideurs, dans le système à l’étude? Il s’agira d’hypothèses dont beaucoup de choses dépendent, pour l’une et/ou l’autre des raisons suivantes :
    • L’hypothèse constitue le fondement du contexte stratégique d’un grand nombre d’enjeux.
    • Si l’hypothèse se révélait fausse, d’importants ajustements seraient nécessaires.

Dans certaines situations, il peut être approprié de demander aux participants de voter pour les hypothèses les plus importantes au moyen d’un sondage en ligne ou d’un vote par jetons en personne; sinon, il pourrait être préférable que l’équipe d’animation prenne cette décision pour le groupe. Sans révéler les résultats aux participants, l’équipe pourrait, avant le cours, se poser rapidement la question suivante :

  • Quelles hypothèses pourraient être perturbées par le type de changements discutés durant cette étude?

Après tout, l’exercice serait inutile si toutes les hypothèses étaient considérées comme crédibles au regard des différents avenirs possibles examinés dans les scénarios. Bien que cette situation soit improbable, le fait d’examiner les hypothèses à partir de cette question permet à l’animateur de s’assurer que l’exercice aura une certaine valeur.

À l’opposé, il n’est pas nécessaire de relever toutes les hypothèses qui semblent farfelues et facilement mises de côté.* L’animateur doit s’attendre à une multitude de résultats de l’exercice. Les participants pourraient estimer que certaines hypothèses sont clairement vulnérables dans tous les scénarios. D’autres hypothèses pourraient être jugées vulnérables seulement dans certains scénarios et crédibles dans d’autres. Pour certaines hypothèses, le groupe pourrait ne pas savoir si une hypothèse est valable dans un scénario donné; il faudra donc fournir davantage d’information. Enfin, certaines hypothèses pourraient être jugées crédibles dans la plupart ou l’ensemble des scénarios. Pour se préparer à la rencontre, l’animateur peut rapidement examiner certaines hypothèses au préalable.

* Si on refaisait l’exercice d’inversion des hypothèses du module 2, les résultats pourraient aussi contribuer à la sélection des hypothèses.

Préparation de la salle

  • Dans les salles de discussion, s’assurer que chaque participant peut s’asseoir, qu’il a une surface pour écrire et qu’il voit bien le mur. Projeter ou afficher au mur une liste d’hypothèses courantes en utilisant comme modèle le tableau de vérification des hypothèses pour les groupes de discussion (tableau 1). Une version papier du tableau peut également être fournie aux participants, pour faciliter la consultation.
  • Dans la salle plénière, projeter ou afficher au mur la liste des hypothèses courantes en utilisant comme modèle le tableau de vérification des hypothèses pour les séances plénières (tableau 2).
  • Si le groupe est grand (p. ex. 20 à 25 personnes), il est possible d’inviter les participants à s’asseoir autour d’une grande table, afin que chacun puisse voir et entendre les autres.
  • Préparer et afficher dans la salle tout autre support visuel qui sera utilisé durant la rencontre.
ACTIVITÉ NOTES
1. Présentation générale de la réunion (au besoin) (5 minutes)Présenter les animateurs.Mettre la séance en contexte (pourquoi sommes-nous ici?).Permettre aux participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas.Songer à ajouter quelques minutes à l’ordre du jour :Créer des liens à l’aide d’une activité brise-glacePour revoir ou dresser une liste de règles fondamentales qui sera affichée au mur Si plusieurs activités sont prévues, penser à afficher un ordre du jour pour situer cette activité dans le déroulement de la journée.L’affichage des « règles de participation » dans la salle rappelle aux participants leur engagement à
contribuer à la qualité des discussions.
2. Mettre en contexte l’exercice de vérification des hypotheses (1 minute)« Au début de l’étude, nous avons réuni un ensemble d’hypothèses courantes s’inscrivant dans les politiques. Ces hypothèses nous donnent une idée de ce que l’avenir nous réserve. Elles constituent le fondement sur lequel nous appuyons nos modèles mentaux qui guident nos actions, y compris les politiques. »« Dans cette séance, nous réexaminerons ces hypothèses au regard de scénarios que nous avons élaborés. »« Cet exercice nous permettra de vérifier et de remettre en question les hypothèses courantes pour déterminer si elles sont crédibles, incertaines ou vulnérables dans les différents scénarios. »« Nous pourrons également reformuler les hypothèses jugées vulnérables pour les rendre plus solides. » Il peut être utile de distribuer aux participants un document présentant un aperçu des scénarios (et des défis et occasions correspondants en matière de politiques).
3. Fournir les directives sur l’exercice (4 minutes)« Dans cette activité, nous réexaminerons les hypothèses courantes définies au début de l’étude. » (Si de nouvelles hypothèses ont été relevées au cours de l’étude, indiquer d’où elles venaient [p. ex. discussion sur les faibles signaux, schématisation du système]).« Nous présenterons la liste d’hypothèses qui, selon les participants, étaient centrales à l’établissement de politiques pour le sujet qui nous concerne. »« Nous nous séparerons ensuite en quatre groupes : un par scénario. »« Chaque groupe examinera son scénario pour vérifier la validité de chacune des hypothèses. La principale question à se poser est la suivante : l’hypothèse est-elle crédible, incertaine ou vulnérable dans ce scénario? »« Si l’hypothèse est vulnérable, nous la reformulerons pour la solidifier. »« Nous reviendrons ensuite en plénière pour échanger nos conclusions sur chacun des scénarios et déterminer les hypothèses qui sont crédibles, incertaines ou vulnérables pour tous les scénarios. »« Avant de commencer la discussion, veuillez nommer un porte-parole dans chaque groupe. »Assigner les participants aux différents scénarios en fonction de leur participation à l’exercice d’établissement des scénarios. Remarque : si l’équipe d’animation principale a classé certaines des hypothèses en ordre de priorité pour les participants, envisager d’ajouter un point à l’horaire (20 minutes) pour demander aux participants de passer en revue la liste complète d’hypothèses relevées durant l’étude et de la comparer à la liste classée en ordre de priorité (p. ex. dans un document à distribuer). On pourrait leur demander d’examiner la liste complète pour qu’ils déterminent les autres hypothèses très importantes qui devraient être ajoutées à la liste écourtée. À partir de la nouvelle liste écourtée d’hypothèses, faire un vote en vue de réduire le nombre d’hypothèses (selon le temps qu’il reste à l’exercice).Pour garantir efficacité et cohérence, il est important que les participants comprennent bien les scénarios étudiés; si un participant a participé à la création d’un scénario, l’idéal est de lui demander de vérifier les hypothèses au regard de ce scénario.
4. Vérification des hypothèses en groupe de
discussion (30 – 90 minutes)Sur un tableau papier ou à l’ordinateur, utiliser le tableau de vérification d’hypothèses en groupe de discussion (tableau 1).L’animateur passe en revue la liste d’hypothèses courantes avec les participants. Au besoin, les participants peuvent reformuler légèrement les hypothèses.L’animateur présente ensuite les détails du scénario attribué aux participants afin qu’ils comprennent bien la réalité dans laquelle ils devront travailler.L’animateur demande aux participants de déterminer si chaque hypothèse est crédible, incertaine ou vulnérable par rapport à ce scénario particulier. Les participants peuvent expliquer leur décision, et l’animateur consigne leur avis sur le tableau (en cochant simplement la case appropriée).L’animateur examine une à une les hypothèses jusqu’à ce que la liste soit terminée.L’animateur s’attarde ensuite sur chaque hypothèse qui a été jugée « vulnérable » et invite les participants à discuter pour en arriver à une nouvelle hypothèse, plus solide.Une fois que la discussion ralentit, déterminer ce que le porte-parole présentera en plénière (à savoir les hypothèses jugées vulnérables dans ce scénario et leur version révisée).Inviter les participants à prendre une pause, puis à revenir dans la salle de plénière.PauseDurant la pause, les animateurs et les porte-parole peuvent regrouper l’information recueillie dans les différents groupes et l’inscrire sur les tableaux papier ou à l’ordinateur, pour faciliter la présentation en plénière. Utiliser comme modèle le tableau de vérification d’hypothèses en plénière (tableau 2). Le porte-parole de chaque groupe de discussion remplit la colonne correspondant à son scénario, en indiquant si chaque  hypothèse est vulnérable (V), incertaine (I) ou crédible (C). Dans la même colonne, chaque fois qu’il inscrit la lettre V, le porte-parole inscrit également l’hypothèse solide proposée par le groupe de discussion.Remarque : Certaines hypothèses peuvent être jugées vulnérables dans plusieurs scénarios (et peuvent donc engendrer plusieurs propositions de formulation plus solide). Durant l’activité suivante, les participants examineront les hypothèses vulnérables et rempliront la dernière colonne, en y inscrivant une seule hypothèse solide qui pourrait convenir dans tous les scénarios.		 Envisager de nommer un secrétaire pour enregistrer la conversation.
5. Cerner les hypothèses vulnérables dans les différents scenarios (75 minutes)En plénière, s’assurer que le tableau de vérification d’hypothèses en plénière (tableau 2) est visible pour tout le groupe.Demander ce qui suit à chaque porte-parole :Décrire brièvement le scénario attribué (avancer à tâtons, déclin graduel, progrès graduel, transformation)Présenter les hypothèses vulnérables associées à ce scénario ainsi que les hypothèses solides reformulées.Donner de 5 à 7 minutes à chaque groupe pour présenter ses conclusions (total de 20 à 30 minutes)Lorsque tous les groupes ont présenté leurs  constatations, demander l’avis des participants sur certaines hypothèses qui sont vulnérables dans plusieurs scénarios.Reformuler chacune de ces hypothèses vulnérables pour en faire des hypothèses qui semblent solides dans tous les scénarios. Les hypothèses solides doivent être suffisamment générales pour remédier aux vulnérabilités observées dans chacun des scénarios. (45 minutes) Remarque : si toutes les hypothèses n’ont pas été évaluées dans les groupes de discussion, ou si  toutes les hypothèses vulnérables n’ont pas pu être reformulées de façon plus solide, l’équipe d’animation peut terminer le travail et y revenir avec le groupe un autre jour.
6. Résumer les éléments de l’exercice de vérification des hypotheses (1 minute)« Le principal objectif de cet exercice était de vérifier certaines hypothèses courantes au regard de différents scénarios d’avenir. Nous avons ainsi pu remettre en question certaines hypothèses concernant un système en particulier et formuler des hypothèses plus solides qui pourraient être intégrées aux politiques et à la planification.»S’il y a lieu, l’animateur peut s’engager à diffuser les hypothèses solides dans un endroit commun (p. ex. dossier partagé, babillard) et inviter les participants à les commenter davantage.
7. Retour sur l’exercice/évaluation de l’exercice (10 minutes)Donner aux participants l’occasion de formuler des commentaires sur l’exercice.Cette activité peut prendre différentes formes :discussion accompagnée d’une période de questions et réponsesformulaire d’évaluation à remplir par les participantsévaluation informelle – avant de sortir de la salle, les participants sont invités à inscrire un commentaire sur une note autoadhésive pour chacune des deux rubriquesQu’est-ce qui a fonctionné?Qu’est-ce qui pourrait être amélioré? Fournir des formulaires d’évaluation ou des notes autoadhésives, selon le cas.

Créer un atelier de travail sur la prospective : activités complémentaires à envisager


Pour les animateurs ayant des objectifs multiples pour un atelier sur la prospective, voici une suggestion d’activité qui se combinerait bien avec l’exercice de vérification des hypothèses.

Avant l’exercice