Module 5 : Moteurs de changement
Le présent exercice explore les sources d’un moteur de changement et ses conséquences éventuelles. Il est similaire à celui exécuté dans le module 3, au cours duquel les participants ont exploré les conséquences éventuelles d’un signal faible. S’il s’agit d’une rencontre qui réunit plusieurs participants et, il est préférable de répartir les participants en petits groupes.
Personnes :
- Un animateur
- De 5 à 8 participants
- 1 preneur de notes (facultatif)
Matériaux :
- Marqueurs
- Bloc-notes pour chaque participant
- Ordinateur avec logiciels de schématisation conceptuelle (facultatif)
Affichage au mur :
- Ordre du jour visuel (facultatif)
- Règles de participation (facultatif)
- 2 thèmes indiqués sur des feuillets autoadhésifs (facultatif) : Qu’est-ce qui a fonctionné? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré?
Lieu de rencontre :
- Une salle de réunion équipée d’un mur sur lequel on peut écrire, d’un grand rouleau de papier étalé sur le mur, d’un écran d’ordinateur ou de plusieurs tableaux à feuillets mobiles placés les uns à côté des
autres. - La disposition des chaises devrait permettre à tous les participants de bien écouter, de voir le diagramme d’impact et de pouvoir prendre des notes.
| DURÉE | ACTIVITÉ |
| 5 MIN | 1. Présentation introductive (au besoin) |
| 70 MIN | 2. Mettre l’exercice du diagramme d’impact en contexte (2 minutes) 3. Fournir les instructions de l’activité (2 minutes) 4. S’assurer que l’équipe comprend bien le moteur de changement choisi (15 minutes) 5. Explorer les premières conséquences anticipées (10 minutes) 6. Explorer les deuxième, troisième et quatrième vagues de conséquences (30 minutes)7. Discuter des résultats les plus importants et les plus surprenants (10 minutes) |
| 10 MIN | 8. Retour sur l’exercice et évaluation |
DURÉE TOTALE ESTIMÉE : 85 minutes
AVANT LA RENCONTRE : CHOISIR UN MOTEUR DE CHANGEMENT
À toutes les étapes du processus de veille et de prospective, l’exercice sur le diagramme d’impact constitue un outil de remue-méninges efficace qui permet de mieux comprendre les effets perturbateurs potentiels des changements. Au cours de l’exercice, on utilise un diagramme d’impact pour explorer les conséquences plausibles d’un moteur de changement. Le processus est similaire à l’exercice sur le diagramme d’impact d’un signal faible. Toutefois, une différence clé est qu’un signal faible ne requiert pas beaucoup de données probantes pour justifier son exploration au moyen d’un diagramme d’impact. En revanche, lorsque le groupe tient compte d’un moteur de changement, il (ou une personne du groupe) devrait avoir établi des données probantes selon lesquelles le changement se produit ou se produira dans les 10 à 15 prochaines années. (Par exemple, veuillez consulter certaines des descriptions des moteurs de changement que Horizons a utilisées pour l’étude sur l’avenir de l’Asie).
Cela signifie que, préalablement à la séance, le groupe devrait avoir généré et soigneusement étudié les moteurs de changement. Ainsi, la séance ne vise pas à cerner un moteur de changement.
L’animateur peut aussi vouloir tracer un diagramme d’essai avec le moteur de changement qui sera utilisé. Cela peut aider l’animateur à anticiper des variantes possibles au cours de la conversation et à relever des questions clés à explorer avec le groupe.
Préparation de la salle
- Un diagramme d’impact doit être montré aux participants pendant son élaboration, ce qui requiert beaucoup d’espace. Un grand tableau blanc ou des murs sur lesquels on peut écrire sont idéals; toutefois, un grand rouleau de papier étalé sur le mur ou plusieurs tableaux à feuilles mobiles juxtaposés fonctionnent aussi. Au lieu d’écrire sur un support mural, vous pouvez utiliser un outil Web de schématisation conceptuelle comme Mind42.com(link is external), faire afficher l’évolution du schéma sur un grand écran et prendre des notes sur de grandes feuilles adhésives, puis les coller de manière à ce qu’elles forment un diagramme d’impact. Ces options sont décrites à la suite de l’ordre du jour explicatif.
- Préparez la salle pour tenir une discussion en petits groupes; attribuez une chaise et une surface d’écriture à chacun des participants. Prévoyez des crayons et du papier brouillon pour chaque participant.
- Affichez au mur tout support visuel auquel vous ferez référence pendant la rencontre.
| ACTIVITÉ | NOTES |
|---|---|
| 1. Présentation introductive (au besoin) (5 minutes)Présentez les animateursMettez la séance en contexte (pourquoi sommes-nous ici?)Permettez aux participants de se présenter s’ils ne se connaissent pas.Songez à ajouter quelques minutes à l’ordre du jour :pour tisser des liens au moyen d’une activité brise-glace(link is external)pour revoir ou dresser une liste de règles fondamentales qui sera affichée au mur | Si plusieurs activités sont prévues, pensez à afficher un ordre du jour pour situer cette activité dans le déroulement de la journée.Affichez une liste des règles de participation dans la pièce pour rappeler au groupe qu’il s’est engagé à favoriser des discussions constructives. |
| 2. Mettre l’exercice du diagramme d’impact en contexte (2 minutes)Un diagramme d’impact est une façon efficace :de sortir du présent pour tourner notre réflexion vers l’avenir;d’explorer une série d’effets plausibles;de réfléchir aux conséquences qui pourraient survenir au-delà de ce que nous pouvons anticiper au départ.S’il s’agit du premier exercice de remue-méninges des participants, donner le ton en leur rappelant quelques principes :Il s’agit d’un exercice de pensée divergente :Nous cherchons des idées; ne vous censurez pas, exprimez vos pensées comme elles vous viennent.Soyez réceptif aux idées des autres.Vous vous demanderez peut-être comment une personne est arrivée à une idée; n’en tenez pas compte.Si vous êtes en désaccord avec une des propositions, présentez-en une autre; nous noterons les deux.Créez une ambiance propice à la conversation :Partagez le temps alloué; soyez concis et encouragez les autres à participer.N’oubliez pas que nous nous intéressons à ce qui est plausible et non probable :Vous n’avez pas à évaluer la probabilité qu’un événement se produise.Il y aura d’autres occasions d’étudier et de valider les idées issues du remue-méninges au cours de la présente séance au moyen d’autres tours de table et d’exercices de prospective.Dans le cadre de cette conversation, vous êtes un participant bien renseigné qui peut assumer divers rôles et non un représentant de votre ministère qui défend ses dossiers. Mettez tout votre savoir à profit. | |
| 3. Fournir des directives sur l’exercice (2 minutes)« Nous allons tracer un diagramme d’impact pour tenir compte des conséquences qui découlent de ce moteur de changement. »« Nous allons d’abord passer quelques minutes à explorer ce qui a mené à ce changement. Il est bénéfique de comprendre les causes qui sous-tendent le moteur de changement afin de mieux le comprendre. »« Nous commencerons par étudier la première vague de conséquences que nous anticipons, puis nous explorerons les conséquences ultérieures en nous demandant : que se passera-t-il ensuite? Et ensuite? Et ensuite? Les deuxième, troisième et quatrième vagues de conséquences sont souvent surprenantes.» | Selon les préférences, le diagramme d’impact peut être tracé par l’animateur ou par un preneur de notes.La personne écrit du moteur de changement qui est exploré en laissant beaucoup de place à la droite et un peu à la gauche du moteur. |
| 4. S’assurer que le groupe comprend bien le moteur de changement (15 minutes)L’animateur entame une discussion sur ce qui est connu du moteur de changement.L’animateur peut présenter l’information (si la matière est nouvelle pour les participants) ou demander aux participants de fournir des réponses.Assurez-vous de prendre le temps qu’il faut pour vous assurer que le groupe comprend le moteur de changement, particulièrement s’il s’agit de participants relativement nouveaux.Les sujets de discussion possibles comprennent les suivants :« Comment pouvons-nous savoir que ce moteur de changement se produit actuellement? (En avez-vous entendu parler? Avez-vous des statistiques? Avez-vous des exemples de changement?) »« Est-il composé de facettes multiples? Que savons-nous? Quel sera l’avenir prévu de ce moteur de changement — connaîtra-t-il une évolution constante ou une évolution accélérée? »« Où le signal se manifeste-t-il? Au Canada seulement ou à l’échelle mondiale? Dans un secteur en particulier ou de façon plus étendue? Qui est touché? »Qu’est-ce qui a motivé ce changement?Une fois que le groupe en connaît suffisamment sur le sujet, l’animateur ou le preneur de notes peut approfondir le côté gauche du diagramme d’impact, lequel montre les sources du changement.À titre d’exemple, les composantes de la source « population vieillissante » au Canada peuvent être écrites de la façon suivante :Baisse du taux de féconditéVieillissement de la cohorte de babyboomersAugmentation de l’espérance de vieSi les participants commencent à discuter des conséquences d’un moteur de changement, l’animateur/le preneur de notes devrait commencer à consigner ces points comme des conséquences de premier ordre du côté droit du diagramme. |
Certains participants peuvent ne pas connaître les données probantes relatives à un moteur de changement. Ce n’est pas un problème, car ils pourront participer aux prochaines étapes de l’exercice.Ce qui est connu du moteur de changement et/ou des sources de changement qui contribuent à celui-ci est énoncé à la gauche, et les conséquences plausibles sont situées à la droite. |
| Explorer la première vague de conséquences (10 minutes)L’animateur demande aux participants de dresser la liste de la première vague de conséquences. Questions possibles :« Imaginez maintenant que nous sommes 15 années dans l’avenir ET que ce moteur de changement façonne le monde. Notre société est plus âgée, plus technologique, plus intégrée à l’économie mondiale… [étoffez le contexte pour aider les participants à comprendre les enjeux]. Quels sont les effets du changement? »« On peut peut-être déjà observer quelques-unes des premières conséquences; à votre avis, quelles autres conséquences pourraient se produire? »Pour s’assurer d’obtenir un vaste éventail de réponses, l’animateur peut établir un modèle de diagramme d’influence qui place la première vague de conséquences dans diverses catégories : sociale, technologique, économique, environnementale, gouvernance (STEEG).Solution de rechange : L’animateur peut présenter des questions sous la forme d’un exercice d’images guidé et impromptu fondé sur une discussion initiale (voir l’Option A plus loin dans le présent document) ou l’animateur peut rédiger préalablement un exercice d’images guidé en utilisant ses connaissances du moteur de changement. L’animateur demanderait aux participants de fermer leurs yeux, de s’imaginer 15 années plus tard et d’imaginer comment la poursuite du moteur de changement a changé le Canada/le monde/un système particulier.Il s’agit d’une façon utile de sortir de la discussion du présent (ce qui est) et de passer à la discussion dans un espace plus imaginatif (ce qui pourrait être). Un exercice d’images guidé peut ajouter de cinq à dix minutes supplémentaires à l’ordre du jour. Cependant, il aidera à catalyser la discussion, et le diagramme d’impact s’effectuera plus rapidement. Les participants peuvent commencer à s’appuyer sur les idées des autres sans devoir poser des questions pour passer rapidement à la deuxième et à la troisième vague de conséquences (voir la prochaine étape). Écoutez lorsqu’on discute d’une chaîne d’événements, lorsque les participants passent rapidement de la première à la deuxième et à la troisième vague d’événements et consignez-le en conséquence. Ensuite, ramenez les participants à la première vague de conséquences pour consigner des chemins de rechange. | Limitez la conversation portant sur la première vague de conséquences (p. ex. en demander huit) afin qu’il reste suffisamment de temps pour la suite. L’animateur qui s’attarde trop aux premières conséquences n’aura pas le temps d’explorer ce qui se produira par la suite.Il n’est pas nécessaire de procéder de façon systématique (en interrogeant, par exemple, les participants l’un après l’autre, de gauche à droite). Voici toutefois quelques conseils pour prendre connaissance de l’ensemble des points de vue :Demandez à chaque participant de suggérer une conséquence.Rappelez aux participants de rester concis et de partager le temps alloué.Posez des questions aux participants qui prennent moins souvent la parole. |
| 5. Explorer les deuxième, troisième et quatrième vagues de conséquences (30 minutes)L’animateur demande aux participants de fournir une deuxième vague de conséquences qui succède à la première.Les participants auront sans doute leurs propres idées, mais il pourrait être utile de leur fournir des orientations pour garder la conversation sur la bonne voie :Avez-vous pensé à toutes les personnes concernées et à la façon dont elles pourraient réagir?À votre avis, de quelle façon répondrait le gouvernement canadien à ce changement?Quels problèmes ou possibilités pourraient surgir?Si les participants proviennent tous du même ministère, il peut être utile de fonder les orientations sur la liste des domaines couverts par le mandat de ce ministère.Assurez la gestion du temps de sorte que les participants puissent approfondir quelques sujets (p. ex. développez des idées visant les troisième, quatrième, cinquième et sixième vagues de conséquences, si possible).Accordez une ou plusieurs périodes de réflexion individuelle afin que les participants inscrivent leurs idées sur des feuilles adhésives. Cette technique a l’avantage d’accélérer l’obtention de résultats, de favoriser la pensée divergente et, bien souvent, de plaire aux participants qui sont plus discrets.Rappelez-vous que l’objectif est de générer de l’information nouvelle sur ce que signifient un moteur de changement et ses conséquences. La conversation devrait s’orienter vers des effets plausibles qui s’éloignent des courants de pensée habituels; si l’animateur sent que ce n’est pas ce qui se produit, il peut rappeler aux participants de se concentrer sur les idées nouvelles qui n’ont pas été abordées. Soyez attentif à la dynamique du groupe; si les participants semblent répéter de vieilles idées entendues ailleurs, poser une question pour les aider à faire de nouveaux liens. | Même s’il est structuré, l’exercice du diagramme d’impact offre à l’animateur une certaine souplesse dans la gestion du temps. Les options sont les suivantes :Permettez à chaque participant de choisir une conséquence et de mentionner la conséquence qui en découlera. Numérotez les conséquences de la première vague est un moyen d’améliorer l’efficacité de la conversation. P. ex. : « À la conséquence no 4, j’aimerais ajouter la conséquence suivante…»À n’importe quel moment, l’animateur peut décider d’orienter la discussion vers des points intéressants ou stratégiques. P. ex. : «Que pensez-vous de la conséquence no 6? Estelle surprenante? A-t-elle une forte incidence? Si cette situation devait se produire, à quoi pourraiton s’attendre? »De la même manière, l’animateur peut demander aux participants de choisir les conséquences (noeuds) qu’ils aimeraient approfondir avec le groupe. P. ex. : «Laquelle de ces conséquences semble la plus surprenante? Quelles sont les conséquences qui pourraient avoir un impact important? » Horizons utilise souvent cette technique pour cibler la discussion.Dans le cas improbable où la conversation s’épuise, on peut utiliser certaines variantes pour changer de rythme : • Choisissez deux positions : « Si ceci se produit et que cela se produit en même temps, y aurait-il de nouvelles conséquences importantes? » Faites-les participer : offrez aux participants le marqueur pour tracer le diagramme et ajouter les conséquences. |
| 6. Discuter des résultats ayant l’incidence la plus marquée et la plus surprenante (10 minutes)À cette étape, les participants se penchent sur les résultats du diagramme d’impact et cherchent leurs moments de révélation.Demandez aux participants de s’attarder aux points saillants de la discussion, p. ex. les difficultés et possibilités sur le plan politique ainsi que les surprises. Questions possibles :(DIFFICULTÉS SUR LE PLAN DES POLITIQUES – « Dans quel domaine avez-vous constaté que le gouvernement n’est pas préparé? »(POSSIBILITÉS SUR LE PLAN DES POLITIQUES) – « Y a-t-il quoi que ce soit d’enthousiasmant ici? Y a-t-il des occasions à saisir? »(SURPRISES) – « À quel moment avez-vous vu les choses sous un angle différent? Y a-t-il d’autres aspects que vous aimeriez explorer davantage? »L’animateur/le preneur de notes met un astérisque à côté de ces points ou les résume au moyen d’un nouveau tableau-papier. Si le temps le permet, il est préférable de prendre quelques minutes pour transposer les observations sur un nouveau tableau-papier, car cet exercice permet aux participants d’attribuer une nouvelle signification ou un autre contexte aux événements évoqués dans le diagramme d’impact. Ces renseignements aident l’animateur à mieux comprendre pourquoi certains événements sont plus surprenants ou importants. | Si l’exercice du diagramme d’impact est une activité réalisée en même temps dans plusieurs groupes, prévoir le temps nécessaire pour que tous les participants parlent des résultats. Les participants peuvent aller voir les diagrammes d’incidence ou chaque groupe pourrait offrir un rapport verbal. |
| 7. Retour sur l’exercice et l’évaluation (10 minutes)Offrez aux participants la possibilité de faire un retour sur l’exercice.Cela peut prendre les formes suivantes :une discussion accompagnée d’une période de questions et réponsesun questionnaire d’évaluation à remplir par les participantsune évaluation informelle — à leur sortie de la salle, on demande aux participants de fournir un commentaire sur un feuillet autoadhésif pour chacun des deux titres affichés sur le mur :Qu’est-ce qui a fonctionné?Que feriez-vous différemment? | Distribuez des questionnaires d’évaluation ou des feuillets autoadhésifs. |
Solutions de rechange au tracé d’un diagramme d’impact sur un tableau effaçable
1. Outils de schématisation conceptuelle offerts en ligne
Si l’atelier de travail a lieu dans une pièce qui comprend un grand écran, l’animateur (ou le preneur de notes) peut consigner la discussion à l’aide d’un outil de schématisation conceptuelle offert en ligne. Certains analystes d’Horizons préfèrent les logiciels de schématisation conceptuelle aux diagrammes dessinés manuellement, trouvant qu’ils sont plus lisibles, qu’il est plus rapide d’y saisir du texte et plus facile d’apporter des modifications. Après la rencontre, il est facile d’imprimer les résultats ou d’en retravailler le contenu de manière collaborative, un peu comme dans le cas d’un document wiki. Il faut un peu d’expérience pour créer des noeuds, saisir du texte et déplacer des idées facilement tout en suivant la discussion, mais le jeu en vaut la chandelle pour les animateurs qui s’attendent à ce que l’élaboration des diagrammes d’impact devienne un élément récurrent de leur travail. Horizons utilise souvent Mind42.com(link is external) (accessible gratuitement), mais d’autres outils de schématisation conceptuelle peuvent probablement offrir des résultats similaires.
2. Utilisation de feuillets autoadhésifs
En un rien de temps, avec une grande surface murale et un paquet de feuillets autoadhésifs, on peut facilement développer un diagramme d’impact. Comme pour les logiciels de schématisation conceptuelle, les feuillets autoadhésifs permettent de déplacer les noeuds. L’animateur peut inscrire certains éléments sur des feuillets ou demander aux participants de les noter. Un des inconvénients des feuillets autoadhésifs réside dans le fait qu’ils sont souvent plus difficiles à suivre et que l’écriture de certains peut être difficile à déchiffrer. L’utilisation de feuillets autoadhésifs de couleurs différentes pour distinguer des schèmes de pensée différents ou les catégories de résultats (première, deuxième, troisième vague, par exemple) peut être utile. Les participants peuvent aussi bénéficier d’une certaine orientation au moment d’écrire; p. ex. une quantité limitée de mots et un gabarit pour la taille du texte devant être lu.
Exercice d’ajouts ou de modifications apportés au diagramme d’impact
OPTION A : Après avoir tracé le diagramme d’impact initial, votez pour les conséquences les plus importantes et reconstituez les liens des priorités en ajoutant d’autres conséquences
Cette option permet de mettre en perspective les résultats d’un diagramme d’impact tracé dans un contexte de remue-méninges plutôt souple et la nécessité de passer suffisamment de temps à discuter d’éléments d’importance stratégique. Une façon d’établir un certain nombre de priorités(sans nuire à l’exercice de remue-méninges) consiste à répartir la création du diagramme d’impact sur deux séances en faisant voter les participants entre les séances pour établir les priorités. Après avoir tracé le diagramme d’impact initial au cours de la première séance, l’animateur peut demander aux participants de voter sur les conséquences les plus importantes du moteur de changement, c’est-à-dire les perturbations qui peuvent générer d’autres conséquences dont on ne tiendrait pas compte normalement. Cette étape peut être réalisée à la fin de l’élaboration du diagramme d’impact décrit dans le document et devrait nécessiter de cinq à dix minutes. La deuxième séance explorerait et reconstituerait uniquement les éléments du diagramme d’impact qui ont reçu le plus de votes. Entre les séances, l’animateur peut remanier le diagramme d’impact pour en faire une version plus facile à utiliser qui souligne les éléments et les conséquences qui ont reçu le plus de votes.
OPTION B : Voter sur les éléments les plus importants à développer à mesure que vous tracez le diagramme d’impact
Une autre variation consiste à demander aux participants de voter à mesure que vous tracez le diagramme d’impact. Une fois que vous avez une bonne liste de conséquences de la première vague, demandez aux participants de choisir une conséquence que l’on peut développer au cours de la deuxième vague. Passez au vote encore une fois, et à chaque vague subséquente, choisissez la conséquence que l’on développera encore davantage. Cette façon de procéder peut concentrer un exercice de diagramme d’impact et sauver beaucoup de temps, mais il est possible qu’elle ne génère pas autant d’information ou ne permette pas un remue-méninge aussi libre.
Créer un atelier de travail sur la prospective : Activités complémentaires à envisager
Pour les animateurs ayant des objectifs multiples pour un atelier de travail, on retrouve plus bas des suggestions d’activités qui iraient de pair avec l’exercice du diagramme d’impact pour un moteur de changement.
Avant l’exercice
- Présentez l’exposé sur le moteur de changement.
Après l’exercice
- Une fois qu’un certain nombre de moteurs de changement ont été explorés au moyen de diagrammes d’impact et que les participants comprennent bien les conséquences futures possibles d’un moteur de changement, il peut être utile de se livrer à l’exercice de matrice d’interactions, lequel explore l’interaction et la relation entre deux moteurs de changement.